開示請求を行いたい旨の照会があった場合は、どのような自己の保有個人情報が知りたいのか確認し、開示請求の手続を説明する。その際、当該内容が、開示請求として対応すべきものであるかを判断し、適切な対応に努める。

法令等に保有個人情報の閲覧若しくは縦覧又は謄本、抄本その他の写し等の交付に関し規定されている場合には、その定めるところによるので、これに該当する保有個人情報であるかどうかを確認する。

条例第38条第4項及び第5項に規定する場合には、条例は適用しないので、これに該当する個人情報であるかどうかを確認する。

条例第38条の2に規定する場合には、条例第5章の規定は適用しないので、これに該当する保有個人情報であるかどうかを確認する。

なお、これらに該当する場合は、その旨を説明する等適切に対応する。

開示請求者が保有個人情報の本人又は本人の法定代理人(保有特定個人情報にあっては、本人の法定代理人又は本人の任意代理人(委任による代理人をいう。以下同じ。))(以下「代理人」と総称する。)であること及び提出された開示請求書について必要事項が記載されていることを確認する。

保有個人情報の本人であることの確認は、規則第5条に定める次の書類により行う。

未成年者の法定代理人による開示請求の場合は、自己を証明する書類に加え、戸籍謄本その他の未成年者の法定代理人の資格を証明する書類により確認する。

成年被後見人の法定代理人(成年後見人)による開示請求の場合は、自己を証明する書類に加え、後見登記等に関する法律(平成11年法律第152号)第10条に規定する登記事項証明書その他の成年被後見人の法定代理人(成年後見人)の資格を証明する書類により確認する。

なお、成年被後見人の法定代理人(成年後見人)からの開示請求の場合であって、当該法定代理人(成年後見人)が法人であるときは、上記登記事項証明書その他の当該法人が成年被後見人の法定代理人(成年後見人)の資格を有することを証明する書類に加え、実際に開示請求の窓口に来る者が明らかに当該法人を代表していることを証明する書類として、次に掲げるものにより確認しなければならない。

任意代理人による保有特定個人情報の開示請求の場合は、自己を証明する書類に加え、当該保有特定個人情報の開示請求について、本人から委任されていることを証明する書類又は開示請求書に当該委任について本人の署名があることをもって確認する。

開示請求者が前号に規定する書類の提示をせず、請求に係る保有個人情報の本人又は本人の代理人であることが確認できない場合は、補正として、相当の期間を定めて開示請求者に上記書類の提示を求める。開示請求者が当該期間内に補正に応じないとき、又は開示請求者に連絡がつかないときは、請求を却下する。

請求内容が当該相続財産に係るものであることを示す書類に加え、請求要件の有無について、それぞれ以下のいずれかの書類により確認しなければならない。

請求内容が当該損害賠償請求権に係るものであることを示す書類に加え、請求要件の有無について、それぞれ以下のいずれかの書類により確認しなければならない。

請求内容が当該権利義務に係るものであることを示す書類に加え、請求要件の有無について、以下のいずれかの書類により確認しなければならない。

未成年で死亡した子の親権者であったことを、以下のいずれかの書類により確認しなければならない。

情報公開コーナーが受け付けた請求に係る保有個人情報については、主管課と十分連絡を取り合って、当該保有個人情報の存在の有無の確認、内容等についての特定を行うこと。

代理人による請求の場合は、代理人の住所又は居所及び氏名とともに、法定代理人の場合にあっては「○○○○法定代理人」と、任意代理人の場合にあっては「○○○○代理人」と記入してあること。

成年被後見人の法定代理人(成年後見人)からの開示請求の場合であって、当該法定代理人(成年後見人)が法人であるときは、その名称又は商号、主たる事務所又は本店の所在地及びその代表者の氏名が記入してあること。

なお、各自の保有個人情報一覧表のようなものを作成することは、それ自体が保有個人情報保護の趣旨に反することになることから、市においては、そのような表を作成していない。したがって、「市が保有する自己の保有個人情報のすべて」又は「○○課にある自己の保有個人情報のすべて」という請求内容では、保有個人情報を特定したことにはならないので注意する。

また、本人の氏名並びに住所又は居所及び電話番号が記入してあること。ただし、本人の連絡先が本人の住所又は居所及び電話番号と異なるときは、連絡先も併せて記入してあること。

また、開示請求者が本人の代理人である場合は、代理人であることを確認した書類の名称を記入すること。死者に関する情報のうち請求者を本人とする保有個人情報に関する開示請求の場合は、請求者が請求資格を有することを確認した書類の名称を記入すること。

開示請求書の必要事項の記載に漏れがある場合(不鮮明な記載又は意味不明な記載を含む。)や保有個人情報の特定ができない場合には、その場で補正を求める。その場で補正することができない場合は、相当の期間を定めて開示請求者に補正を求める。開示請求者が当該期間内に補正に応じないとき、又は開示請求者に連絡がつかないときは、請求を却下する(却下する場合の処理については、第13条による。)。

条例第13条は開示請求書を提出することを定めているので、電話又は口頭による開示請求は、認めない。

ファクシミリ又は電子メールによる開示請求については、本人又は本人の代理人からの請求であることの確認手段が確立していないことなどから認めない。

病気、身体障害その他のやむを得ない理由により窓口等で開示請求ができないと認められる請求者から請求書の送付があった場合は、この条(この号を除く。)に準じて受け付けることができるものとするが、本人又は本人の代理人からの請求であることを慎重に確認すること。具体的には、第2号に定める書類を複数提出させるとともに、診断書等窓口等で請求できないことを証する書類を提出させる。さらに、本人に対して、電話等で請求の意思の確認を行うこと。確認後、提出を受けたこれらの書類は、当該請求者に返却すること。

なお、開示請求に係る保有個人情報が特定できない場合や当該開示請求書に不備がある場合又は本人若しくは本人の代理人からの請求であることの確認ができない場合は、相当の期間を定めて開示請求者に補正を求める。

成年被後見人の法定代理人(成年後見人)による開示請求の場合で、当該法定代理人(成年後見人)が複数存在するときは、請求はすべての者に認めるが、請求を行った者ごとに開示すれば足りるものである。

共同相続の場合など、請求を認めることができる者が複数存在する場合は、各人平等に取り扱う。この場合、請求権はすべての者に認めるが、請求を行った者ごとに開示すれば足りるものである。

自己の保有個人情報の開示を実施する場合の日時及び場所は、保有個人情報開示決定通知書(規則別記様式第3号)又は保有個人情報一部開示決定通知書(規則別記様式第4号)(以下「開示決定の通知書」という。)により通知すること。

開示請求で、写しの交付が必要な場合、写しの作成に要する費用は、請求者の負担となること。

満15歳以上の未成年者の法定代理人による開示請求にあっては、主管課において、本人に対し当該開示請求書の写し及び規則第9条に定める確認書(規則別記様式第9号。以下「確認書」という。)を送付し、本人に開示についての意思の確認を行うこと。

開示請求書が市に到達した日が条例第14条第1項の開示請求があった日となるため、その翌日が決定期間の起算日となる。

なお、開示請求書又は保有個人情報の本人若しくは本人の代理人であることの確認において補正を求めた場合にあっては、当該補正を求めた日の翌日から当該補正が完了した日までの日数は、決定期間に算入しない。

開示請求書を受け付けた場合は、次により処理する。

当該開示請求書を主管課に送付するとともに、その写しを情報公開コーナーで保管すること。

当該開示請求書を主管課で保管するとともに、その写しを情報公開コーナーに送付すること。

開示請求に係る保有個人情報が、当該保有個人情報が記録されている公文書を作成した課及び取得した課のいずれにも存在するときは、当該公文書を作成した課をもって主管課とする。

開示請求者が写しの交付を希望している場合において、写しを作成することにより開示に係る保有個人情報が記録された公文書を破損するおそれがあると認めるときは、当該公文書の閲覧により開示する。

開示請求があった日から14日以内に開示決定等をすることができないときは、開示請求があった日から14日以内に当該期間を延長する旨の決定をし、開示請求者に対し、速やかに決定期間延長通知書(保有個人情報開示請求)(規則別記様式第6号)によりその旨を通知する。

なお、延長後の決定期間は、事務処理上必要な限度で適正な期間を設定する。

また、「延長理由」欄には、延長する理由をできるだけ具体的に記入する。

開示請求のあった自己の保有個人情報に、当該開示請求者以外のものに関する情報が含まれている場合であって、必要と認めるときは、慎重かつ公正な開示決定等をするため、第29条により処理する。

開示請求に係る個人情報が条例第38条第4項又は第5項に該当するため条例を適用しない個人情報である場合及び開示請求に係る保有個人情報が条例第38条の2に該当するため条例第5章の規定を適用しない保有個人情報である場合は、当該請求を却下する。

請求に係る保有個人情報を取り扱う事務の名称、記録されている公文書等(台帳、帳票等)の名称、文書番号等を記入すること。ただし、開示請求に係る保有個人情報が記録された公文書を保有していない場合(当該公文書を保有していない理由が、保存年限経過による廃棄済等であって、当該公文書の名称等が明らかな場合を除く。)又は存否応答拒否をする場合は、開示請求書に記載された保有個人情報の件名を記入する。

この場合、1通の開示決定等の通知書に複数の請求に係る保有個人情報の内容を記入することができる。

請求に係る保有個人情報の開示を実施する日時は、開示決定の通知書が開示請求者に到達するまでの日数を考慮し、到達予定日から数日以後の、通常の勤務時間内の日時を指定すること。この場合、開示請求者と事前に電話等により打合せをするなどして、都合のよい日時を指定するよう努めること。

保有個人情報の開示の日時及び場所の通知は、条例により、書面によることを義務付けられているので、開示請求者と事前に連絡がとれず、開示決定の通知書送付後に日時及び場所を決定した場合は、改めてその旨を書面により通知すること。

原則として情報公開コーナーとする。

保有個人情報一部開示決定通知書中の「開示しない部分及びその理由」欄には、開示しない部分並びに該当する条例第16条各号(以下「非開示条項」という。)及び当該非開示条項を適用する理由について、専門的な知識を有しない人にも十分理解できるよう、分かりやすく記載する。複数の非開示事由に該当する場合には、該当する非開示条項ごとにその理由を記載する。

保有個人情報非開示決定通知書(規則別記様式第5号)中の「開示をしない理由」欄には、該当する非開示条項及び当該非開示条項を適用する理由について、専門的な知識を有しない人にも十分理解できるよう、分かりやすく記載する。複数の非開示事由に該当する場合には、該当する非開示条項ごとにその理由を記載する。

なお、保有個人情報の不存在を理由として非開示決定を行う場合は、開示請求者が開示を求めている保有個人情報が実施機関に存在しない理由を十分に明記する。

また、存否応答拒否をする場合は、開示請求に係る保有個人情報が仮に存在した場合に適用することとなる非開示条項及び当該保有個人情報の存否を明らかにすることが非開示情報を開示することになる理由を記載する。

一般的な備考のほか、次に掲げる事項を記載する。

保有個人情報を記録した公文書が文書、図画又は写真である場合は、これらの原本又はその写しを指定の場所で閲覧に供することにより行う。この場合、一部を閲覧に供するときは、あらかじめ当該文書、図画又は写真の写しを作成し、当該写しの記載事項のうち、開示することができない部分を削除し、又は隠した写しの写しを作成し、この写しを閲覧に供する等の方法により行う。

保有個人情報の開示をフィルム、ビデオテープ又は録音テープの視聴の方法により行う場合は、それぞれ映写機、再生機器等の通常の用法により行う。この場合、一部を視聴に供するときは、視聴に供することができる部分とそれ以外の部分とを容易に分離することができ、かつ、当該分離により開示請求の趣旨が損なわれることがないと認めるときに、視聴に供することができない部分を除いて、当該公文書を視聴に供することにより行う。

保有個人情報の写しの交付は、次の方法により行う。

なお、開示請求者から申出があった場合で、複写作業に著しい支障を来さないと実施機関が認めるときは、B5判、A4判、B4判又はA3判のいずれかの規格に縮小又は拡大をすることにより写しを作成し、交付することができる。ただし、複数ページの保有個人情報が記録された公文書を合成して、1枚の写しを作成することはしない。

開示請求に係る保有個人情報に、非開示情報に係る部分がある場合は、当該部分を黒塗りにする等の処理をした上で、開示する。

紙に出力して開示するため、紙の文書と同様の処理を行う。

請求に係る保有個人情報の開示は、あらかじめ開示決定の通知書により指定した日時及び場所で行う。

なお、開示に当たっては、開示請求者のプライバシーの侵害にならないよう、十分に配慮をする。

保有個人情報の開示をするときは、原則として主管課の職員が立ち会う。

保有個人情報の開示をする際は、開示請求者に対し、開示決定の通知書を提示するよう求め、次のことを確認する。

開示請求者が開示決定の通知書により指定した日時に来庁しなかった場合は、開示請求者と調整の上改めて日時を指定し、その旨を書面により通知する。

保有個人情報が記録された公文書の開示を受ける者が、当該公文書を汚損し、若しくは破損し、又はその内容を損傷するおそれがあると認めるときは、当該公文書の閲覧又は視聴の中止を命ずることができる。

訂正請求を行いたい旨の照会があった場合は、どのような自己の保有個人情報を訂正したいのか確認し、訂正請求の手続を説明する。その際、当該内容が、訂正請求として対応すべきものであるかを判断し、適切な対応に努める。

また、訂正請求をするためには、当該保有個人情報について、条例による開示決定を受けていることが必要であるので、その旨を説明する。

法令等に保有個人情報の訂正に関し規定されている場合には、その定めるところによるので、これに該当する保有個人情報であるかどうかを確認する。

条例第38条第4項及び第5項に規定する場合には、条例は適用しないので、これに該当する個人情報であるかどうかを確認する。

条例第38条の2に規定する場合には、条例第5章の規定は適用しないので、これに該当する保有個人情報であるかどうかを確認する。

なお、これらに該当する場合は、その旨を説明する等適切に対応する。

訂正請求者が保有個人情報の本人又は本人の代理人であること、当該保有個人情報について当該訂正請求者が条例による開示決定を受けていること、訂正を求める内容が事実に合致することの証明を有すること及び提出された訂正請求書について必要事項が記載されていることを確認する。

保有個人情報の本人又は本人の代理人であることの確認は、訂正請求においても開示請求を受け付けるときと同様の方法で行う。

訂正請求者が第7条第2号に規定する書類の提示をせず、請求に係る保有個人情報の本人又は本人の代理人であることが確認できない場合は、補正として、相当の期間を定めて訂正請求者に上記書類の提示を求める。訂正請求者が当該期間内に補正に応じないとき、又は訂正請求者に連絡がつかないときは、請求を却下する。

訂正請求のできる自己の保有個人情報は、既に条例による開示決定を受けていることが必要であるので、訂正請求者が持参する開示決定の通知書又は主管課に残っている開示決定原議等によって、既に開示決定を受けているか否かを確認する。訂正請求者が、当該保有個人情報について条例による開示請求をしていない場合は、当該保有個人情報について開示請求をし、開示決定を受けてから訂正請求するように求める。

当該保有個人情報が条例により非開示決定を受けた場合その他の理由により開示決定を受けていない場合は、請求を却下する。

情報公開コーナーが受け付けた請求に係る保有個人情報については、主管課と十分連絡を取り合って、当該保有個人情報の存在の有無の確認、内容等についての特定を行うこと。

訂正請求を行うには、訂正を求める内容が事実に合致することを証明する書類等の提出又は提示が必要であるので、その旨訂正請求者に伝え、提出又は提示を求める。提示を求めた場合は、当該書類等の写しを取ること。

代理人による請求の場合は、代理人の住所又は居所及び氏名とともに、法定代理人の場合にあっては「○○○○法定代理人」と、任意代理人の場合にあっては「○○○○代理人」と記入してあること。

成年被後見人の法定代理人(成年後見人)からの訂正請求の場合であって、当該法定代理人(成年後見人)が法人であるときは、その名称又は商号、主たる事務所又は本店の所在地及びその代表者の氏名が記入してあること。

訂正請求書の必要事項の記載に漏れがある場合(不鮮明な記載及び意味不明な記載を含む。)や訂正を求める内容の特定ができない場合には、その場で補正を求める。その場で補正することができない場合は、相当の期間を定めて訂正請求者に補正を求める。訂正請求者が当該期間内に補正に応じないとき、又は訂正請求者に連絡がつかないときは、請求を却下する(却下する場合の処理については、第13条による。)。

条例第20条は訂正請求書を提出することを定めているので、電話又は口頭による訂正請求は、認めない。

ファクシミリ又は電子メールによる訂正請求については、本人又は本人の代理人からの請求であることの確認手段が確立していないなどから認めない。

病気、身体障害その他のやむを得ない理由により窓口等で訂正請求ができないと認められる請求者から請求書の送付があった場合は、この条(この号を除く。)に準じて受け付けることができるが、本人又は本人の代理人からの請求であることを慎重に確認すること。本人又は本人の代理人であることの確認に当たっては、開示請求を受け付けるときと同様の方法で行うこと。

なお、当該訂正請求書に不備がある場合、本人又は本人の代理人からの請求であることの確認ができない場合など形式要件の確認ができない場合は、相当の期間を定めて訂正請求者に補正を求める。

自己の保有個人情報の訂正の可否の決定は、保有個人情報訂正決定通知書(規則別記様式第11号)又は保有個人情報非訂正決定通知書(規則別記様式第12号)により通知すること。

訂正請求があった日から30日以内に訂正決定等をすることができないときは、訂正請求があった日から30日以内に当該期間を延長する旨の決定をし、訂正請求者に対し、速やかに決定期間延長通知書(保有個人情報訂正請求)(規則別記様式第13号)によりその旨を通知する。

なお、延長後の決定期間は、事務処理上必要な限度で適正な期間を設定する。

また、「延長理由」欄には、延長する理由をできるだけ具体的に記入する。

訂正請求のあった自己の保有個人情報に、市長以外のものとの間における協議、協力等により作成し、又は取得した保有個人情報が含まれている場合であって、必要と認めるときは、慎重かつ公正な訂正決定等をするため、第29条により処理する。

訂正請求に係る個人情報が条例第38条第4項又は第5項に該当するため条例を適用しない個人情報である場合及び訂正請求に係る保有個人情報が条例第38条の2に該当するため条例第5章の規定を適用しない保有個人情報である場合は、当該請求を却下する。

訂正決定等の通知書を作成する場合は、次のように取り扱う。

請求に係る保有個人情報について開示決定をした際の文書番号、決定年月日、件名、保有個人情報の内容等を記入すること。

この場合、1通の訂正決定通知書、非訂正決定通知書に複数の請求に係る保有個人情報の内容を記入することができる。

訂正前の保有個人情報の内容及び訂正後の保有個人情報の内容を記入すること。

訂正請求のうち一部のみを訂正する場合及び全く訂正しない場合に記入すること。

訂正請求に係る保有個人情報が不存在等の場合は、その旨記入すること。

訂正請求が条例に規定する要件を満たさず、訂正請求者が補正に応じない等の理由により当該訂正請求を却下する場合は、訂正請求却下通知書(別記様式第2号)により通知する。

訂正決定等の通知書の送付については、保有個人情報の開示請求があった場合と同様とする。

条例第21条の2第1項の規定に該当すると判断した場合は、第18条の規定に準じて取り扱う。

利用停止請求を行いたい旨の照会があった場合は、どのような自己の保有個人情報を利用停止したいのか確認し、利用停止請求の手続を説明する。その際、当該内容が、利用停止請求として対応すべきものであるかを判断し、適切な対応に努める。

また、利用停止請求をするためには、当該保有個人情報について、条例による開示決定を受けていることが必要であるので、その旨を説明する。

法令等に保有個人情報の利用停止に関し規定されている場合には、その定めるところによるので、これに該当する保有個人情報であるかどうかを確認する。

条例第38条第4項及び第5項に規定する場合には、条例は適用しないので、これに該当する個人情報であるかどうかを確認する。

条例第38条の2に規定する場合には、条例第5章の規定は適用しないので、これに該当する保有個人情報であるかどうかを確認する。

なお、これらに該当する場合は、その旨を説明する等適切に対応する。

利用停止請求者が保有個人情報の本人又は本人の代理人であること、当該保有個人情報について当該利用停止請求者が条例による開示決定を受けていること、利用停止を求める内容が事実に合致することの証明を有すること及び提出された利用停止請求書について必要事項が記載されていることを確認する。

保有個人情報の本人又は本人の代理人であることの確認は、利用停止請求においても開示請求を受け付けるときと同様の方法で行う。

利用停止請求者が第7条第2号に規定する書類の提示をせず、請求に係る保有個人情報の本人又は本人の代理人であることが確認できない場合は、補正として、相当の期間を定めて利用停止請求者に上記書類の提示を求める。利用停止請求者が当該期間内に補正に応じないとき、又は利用停止請求者に連絡がつかないときは、請求を却下する。

利用停止請求のできる自己の保有個人情報は、既に条例による開示決定を受けていることが必要であるので、利用停止請求者が持参する開示決定の通知書又は主管課に残っている開示決定の原議等によって、既に開示決定を受けているか否かを確認する。利用停止請求者が、当該保有個人情報について条例による開示請求をしていない場合は、当該保有個人情報について開示請求をし、開示決定を受けてから利用停止請求をするように求める。

当該保有個人情報が条例により非開示決定を受けた場合その他の理由により開示決定を受けていない場合は、請求を却下する。

情報公開コーナーが受け付けた請求に係る保有個人情報については、主管課と十分連絡を取り合って、当該保有個人情報の存在の有無の確認、内容等についての特定を行うこと。

「理由」は、利用停止請求に係る保有個人情報が条例第4条、第10条若しくは第10条の2又は番号利用法第19条、第20条若しくは第28条の規定に違反して収集、利用、提供等をしていると認められる根拠であり、実施機関において、必要な調査ができる程度に、明確かつ具体的である必要がある。

「利用の停止」とは、その保有個人情報の利用を止めることであり、一部停止を含む。

「消去」とは、公文書からその保有個人情報の全部若しくは一部を消すこと、又は保有個人情報が記録された公文書自体を廃棄すること等である。

「提供の停止」とは、その後の提供を止めることである。

代理人による請求の場合は、代理人の住所又は居所及び氏名とともに、法定代理人の場合にあっては「○○○○法定代理人」と、任意代理人の場合にあっては「○○○○代理人」と記入してあること。

成年被後見人の法定代理人(成年後見人)からの利用停止請求の場合であって、当該法定代理人(成年後見人)が法人であるときは、その名称又は商号、主たる事務所又は本店の所在地及びその代表者の氏名が記入してあること。

利用停止請求書の必要事項の記載に漏れがある場合(不鮮明な記載及び意味不明な記載を含む。)や利用停止を求める内容の特定ができない場合には、その場で補正を求める。その場で補正することができない場合は、相当の期間を定めて利用停止請求者に補正を求める。利用停止請求者が当該期間内に補正に応じないとき、又は利用停止請求者に連絡がつかないときは、請求を却下する(却下する場合の処理については、第13条による。)。

条例第21条の5は利用停止請求書の提出を定めているので、電話又は口頭による利用停止請求は、認めない。

ファクシミリ又は電子メールによる利用停止請求については、本人又は本人の代理人からの請求であることの確認手段が確立していないなどから認めない。

病気、身体障害その他のやむを得ない理由により窓口等で利用停止請求ができないと認められる請求者から請求書の送付があった場合は、この条(この号を除く。)に準じて受け付けることができるが、本人又は本人の代理人からの請求であることを慎重に確認すること。本人又は本人の代理人であることの確認に当たっては、開示請求を受け付けるときと同様の方法で行うこと。

なお、当該利用停止請求書に不備がある場合、本人又は本人の代理人からの請求であることの確認ができない場合など形式要件の確認ができない場合は、相当の期間を定めて利用停止請求者に補正を求める。

自己の保有個人情報の利用停止の可否の決定は、保有個人情報利用停止決定通知書(規則別記様式第16号)又は保有個人情報利用非停止決定通知書(規則別記様式第17号)により通知すること。

利用停止請求があった日から30日以内に利用停止決定等をすることができないときは、利用停止請求があった日から30日以内に当該期間を延長する旨の決定をし、利用停止請求者に対し、速やかに決定期間延長通知書(保有個人情報利用停止請求)(規則別記様式第18号)によりその旨を通知する。

なお、延長後の決定期間は、事務処理上必要な限度で適正な期間を設定する。

また、「延長理由」欄には、延長する理由をできるだけ具体的に記入する。

利用停止請求のあった自己の保有個人情報に、市長以外のものとの間における協議、協力等により作成し、又は取得した保有個人情報が含まれている場合であって、必要と認めるときは、慎重かつ公正な利用停止決定等をするため、次条により処理する。

利用停止請求に係る個人情報が条例第38条第4項又は第5項に該当するため条例を適用しない個人情報である場合及び利用停止請求に係る保有個人情報が条例第38条の2に該当するため条例第5章の規定を適用しない保有個人情報である場合は、当該請求を却下する。

利用停止決定等の通知書を作成する場合は、次のように取り扱う。

請求に係る保有個人情報について開示決定をした際の文書番号、決定年月日、件名、保有個人情報の内容等を記入すること。

この場合、1通の利用停止決定通知書、利用非停止決定通知書に複数の請求に係る保有個人情報の内容を記入することができる。

利用停止の内容を記入すること。

利用停止請求のうち一部のみを利用停止する場合及び全く利用停止しない場合に記入すること。

利用停止請求に係る保有個人情報が不存在等の場合は、その旨記入すること。

利用停止請求が条例に規定する要件を満たさず、利用停止請求者が補正に応じない等の理由により当該利用停止請求を却下する場合は、利用停止請求却下通知書(別記様式第3号)により通知する。

利用停止決定等の通知書の送付については、保有個人情報の開示請求があった場合と同様とする。

開示、訂正及び利用停止請求のあった自己の保有個人情報に、市長以外のものとの間における協議、協力等により作成し、又は取得した保有個人情報があり、その部分について請求者の開示、訂正及び利用停止請求に応ずるか否かについて慎重かつ公正な判断を行うため、必要と認めるときは、決定に先立って、協議・協力先等の意見を聴くことができる。

開示請求に係る保有個人情報に、当該開示請求者以外のものに関する情報が含まれている場合において必要と認めるときは、慎重かつ公正な開示決定等をするために、当該開示請求者以外のものに対し、開示決定等に係る意見書(規則別記様式第7号別紙)の提出を求めることができる。ただし、開示請求に係る保有個人情報に含まれている当該開示請求者以外のものに関する情報が、条例第16条各号のいずれかに該当すること、又は該当しないことが明らかであるときは、この限りでない。

また、開示請求に係る保有個人情報に当該開示請求者以外の多数のものに係る情報が含まれているときは、必要な範囲で意見照会を行う。

当該開示請求者以外の個人若しくは法人等に関する権利利益の侵害の有無又は国等との間における協力関係若しくは信頼関係に対する影響の有無その他必要と認める事項とする。

意見照会は、開示請求書が提出されたことを意見照会書(規則別記様式第7号)により通知し、原則として文書で意見を求めることにより行う。この場合、1週間以内に回答するよう協力を求める。

意見照会を行った主管課は、照会の相手方の氏名、住所若しくは居所若しくは所在地、意見照会の実施年月日、確認事項の内容又は意見その他必要な事項を記録した調査書を作成する。

当該開示請求者以外のものの情報について、意見照会を行った後に開示決定をした場合は、直ちに当該開示請求者以外のものに対し、開示決定に係る通知書(規則別記様式第8号)により通知する。

条例第14条第5項の意見の聴取又は同条第6項の意見照会を行うときは、請求者の権利利益の保護に十分配慮し、慎重に処理すること。

開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等について審査請求があった場合は、当該開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等が妥当であるかどうか再検討を行う。

なお、開示請求、訂正請求又は利用停止請求が条例に規定する要件を満たさず、開示請求者、訂正請求者又は利用停止請求者が補正に応じない等の理由により当該開示請求、訂正請求又は利用停止請求を却下する場合は、当該処分は開示決定等、訂正決定等又は利用停止決定等に含まれないことから、審査会への諮問は要しない。

主管課(諮問庁)は、審査会に諮問した後、速やかに条例第25条各号に該当するものに審査会諮問通知書(規則別記様式第14号)により諮問をした旨を通知しなければならない。

主管課(諮問庁)は、条例第27条第1項の規定に基づき審査会から審査請求のあった開示決定等に係る保有個人情報が記録された公文書の提示を求められたときは、当該公文書を直接審査会に提示する。ただし、審査会の了承を得て、当該公文書の写しをもって提示することもできる。

主管課(諮問庁)は、条例第27条第3項の規定に基づき審査会から審査請求のあった開示決定等に係る保有個人情報の内容を分類整理した資料の請求があった場合は、総務課と調整の上、これを提出する。

この要綱は、令和3年10月1日から施行する。