○小平市立学校公文書管理規則

令和3年

教委規則第5号

(趣旨)

第1条 この規則は、小平市公文書等の管理に関する条例(令和3年条例第1号。以下「条例」という。)第10条の規定に基づき、小平市立学校(以下「学校」という。)が保有する公文書の管理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規則において、公文書とは条例第2条第2号に規定する公文書のうち、学校が保有しているものをいう。

(公文書の管理)

第3条 公文書の管理は、文書管理台帳により行うものとする。

2 文書管理台帳は、学校ごとに作成し、原則としてパーソナルコンピュータに入力し、記録する方式により、調製するものとする。

3 第5条第1項に規定する文書取扱者は、文書管理台帳に記録された内容について、定期的にその写しを作成することなど内容の保全上必要な措置を講ずるものとする。

(管理の体制)

第4条 校長は、当該学校内における公文書の管理に係る事務(次条並びに第6条第5号及び第7号において「文書事務」という。)を統括し、公文書の滅失、盗難及び毀損の防止その他適正な管理のために必要な措置を講ずるよう努めなければならない。

(文書取扱者の設置)

第5条 文書事務の適正な管理を図るため、学校に文書取扱者を置く。

2 文書取扱者は、校長が指定する者をもって充てる。

(文書取扱者の責務)

第6条 文書取扱者は、校長又は副校長(次条第2項において「校長等」という。)の命を受け、次に掲げる事務に従事する。

(1) 公文書の取得、配布及び処理の促進に関すること。

(2) 事案の決定のための案を記載した公文書(以下「起案文書」という。)の審査に関すること。

(3) 法規の調査及び解釈に関すること。

(4) 公文書の整理、保存、引継ぎ、利用及び廃棄に関すること。

(5) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(6) 条例第2条第3号に規定する歴史公文書の選別及び引渡しに関すること。

(7) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

(事案決定の方式)

第7条 事案の処理に係る意思決定は、起案文書を作成し、決裁の手続を経なければならない。ただし、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)による事案の決定については、事前に教育長の承認を得た情報処理システムで行う場合に限る。

2 前項の規定にかかわらず、秘密の取扱い若しくは緊急の取扱いを要する事案又は極めて軽易な事案については、校長等の判断により、起案文書によらないで事案の決定をすることができる。ただし、秘密の取扱い又は緊急の取扱いを要する事案の決定については、当該決定後に前項に規定する決定の手続を行わなければならない。

(公文書の作成)

第8条 公文書の作成は、市長が定める小平市公文書作成要領の例により、平易かつ明確に記載しなければならない。

(書類の添付)

第9条 起案文書には、起案の理由、事案の経過等を明らかにする資料を必要に応じて添えるものとする。

2 同一案件で数回にわたって起案を重ねるものは、その完結に至るまで関係書類を添えなければならない。

(公文書の分類の基準及び分類記号)

第10条 文書取扱者は、公文書の整理に当たって、校長の承認を得て、事務の性質、内容、第18条第1項の規定により定める保存期間等に応じた系統的な分類の基準及び当該基準の記号(以下「分類記号」という。)を定めるものとする。

2 前項の分類の基準は、原則として、大項目、小項目及び細項目から成る階層構造によるものとする。

3 分類記号は、前項の細項目ごとに定めるものとする。

(処理の促進等)

第11条 文書取扱者は、文書管理台帳によって、第23条第1項の規定による引継ぎがされていない公文書の処理状況を把握し、その処理の促進を図らなければならない。

2 校長は、必要があると認めるときは、公文書の処理状況を調査し、又は文書取扱者から公文書の処理状況に係る報告を受け、それらに基づき文書取扱者に指示をすることができる。

(公文書の整理)

第12条 公文書は、必要に応じて利用することができるように、分類記号別に、かつ、1件ごとに整理しておくものとする。

2 前項の規定にかかわらず、相互に極めて密接な関係がある2以上の公文書は、一群の公文書として整理することができる。この場合において、分類記号を異にするものについては主たる公文書の分類記号により整理するものとする。

3 文書取扱者は、前項の規定により公文書を整理するときは、主たる公文書の分類記号により整理した旨を文書管理台帳に記録するものとする。

4 第2項の規定により公文書を整理する場合で、文書取扱者が特に必要があると認めるときは、一群の公文書として編集、製本等をして保存することができる。

5 文書取扱者は、公文書を保存するに当たり、必要に応じて活用できるように整理し、紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるものとする。

(公文書の持ち出し)

第13条 当該学校の職員は、事務室内等において保存されている公文書を利用するため第21条第2項の書棚等の適切な用具から持ち出そうとするときは、文書取扱者にその旨を申し出るものとする。

2 当該学校の職員は、第25条第1項の規定により保存箱に収納されている公文書を利用しようとするときは、文書取扱者にその旨を申し出るものとする。

3 前項の規定による申出があったときは、文書取扱者は、当該申出のあった公文書を利用させるものとする。

4 当該学校の職員は、第1項の規定により持ち出した公文書又は前項の規定により利用した公文書を、勤務時間終了時までに、文書取扱者の指定する場所に返却するものとする。

(校外への持ち出しの制限)

第14条 公文書は、校外に持ち出すことができない。ただし、職務上必要であって、あらかじめ校長の承認を得たときは、この限りでない。

2 前項ただし書の規定により校外に公文書を持ち出すときは、その持ち出しについて必要な事項を記録し、当該公文書の持出し状況を明らかにしておかなければならない。

(公文書の貸出し)

第15条 当該学校の職員以外の職員が当該学校において保存している公文書を利用しようとするときは、当該学校の文書取扱者にその旨を申し出るものとする。

2 前項の規定による申出があったときは、文書取扱者は、校長の承認を得て、当該申出のあった公文書を利用させるものとする。

3 文書取扱者は、前項の規定により公文書を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録するなど、当該公文書の所在が明らかになるようにしておくものとする。

4 公文書の貸出期間は、原則として5日以内とする。

(保存期間)

第16条 条例第5条第1項の保存期間は、別表のとおりとする。

2 前項の規定にかかわらず、法令等に特に保存期間の定めがあるものはその期間によるものとし、時効が完成する間証拠として保存する必要があるものは当該時効の期間を考慮したものとする。

3 教育長は、公文書の保存期間が前2項の規定により難いと認めるときは、その保存期間を別に定めることができる。

4 公文書の保存期間は、法令等の定め、当該公文書の効力、重要度、利用度、資料価値等を考慮して定めるものとする。

(文書保存期間表の作成)

第17条 教育長は、別表に基づき、学校の公文書に係る文書保存期間表(次条において「文書保存期間表」という。)を定めるものとする。

(保存期間の設定)

第18条 校長は、文書保存期間表に従い、公文書の保存期間を定め、その保存期間が満了する日までの間、当該公文書を保存するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、校長は、文書保存期間表に定める保存期間を超えて保存する必要があると認める公文書については、その必要な期間当該公文書を保存することができる。

(保存期間の計算)

第19条 前条第1項の保存期間が満了する日は、次の各号に掲げる公文書について、当該各号に掲げる日とする。

(1) 前条第1項の保存期間が1年未満の公文書 当該公文書を作成し、又は取得した日から起算して1年未満の期間内において事務遂行上必要な期間の終了する日

(2) 前条第1項の保存期間が前号に掲げる保存期間以外の公文書 当該公文書を作成し、又は取得した日の属する会計年度の翌会計年度の初日から起算して当該保存期間が表示する期間の終了する日

2 前項の規定にかかわらず、会計年度の末に作成した起案文書で翌会計年度の会計事務に係るものの前条第1項の保存期間が満了する日は、前項第2号に定める当該保存期間が表示する期間の終了する日から起算して1年を経過した日とする。

3 前2項の規定にかかわらず、第22条第2項に規定する常用文書の保存期間が満了する日は、その常時利用する必要がある期間が終了する日の属する会計年度の翌会計年度の初日から起算して当該保存期間が表示する期間の終了する日とする。

(保存期間満了時の措置の定め)

第20条 校長は、公文書を作成し、又は取得したときは、条例第5条第6項の規定により当該公文書の保存期間が満了したときの採るべき措置を定めなければならない。ただし、公文書を作成し、又は取得したときに当該措置を定めることが困難なときは、保存期間満了前のできる限り早い時期に、当該措置を定めなければならない。

(事務室内等における保存)

第21条 公文書の保存に当たっては、常に紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるとともに、重要な公文書は、非常災害に際し、いつでも持ち出せるようあらかじめ準備しておくものとする。

2 公文書の事務室内等における保存については、書棚等の適切な用具に収納して行うものとする。

3 副校長は、前項の規定により保存をするときは、あらかじめ、その用具の置き場所を定めておくものとする。

(公文書の常用)

第22条 副校長は、常時利用する必要があると認める公文書を指定することができる。

2 前項の規定による指定があったときは、文書取扱者は、その指定があった公文書(以下この項及び第24条第2項において「常用文書」という。)にその公文書が常用文書である旨の表示をするとともに、文書管理台帳に当該常用文書に係る所要事項を記録するものとする。ただし、当該常用文書の形態等により、常用文書である旨の表示が困難なものについては、教育長が別に定めるところによる。

(引継ぎ等)

第23条 担当者は、使用を終了した公文書を文書取扱者に引き継ぎ、自己の手元に置かないものとする。

2 文書取扱者は、前項の規定による引継ぎを受けた公文書(第18条第1項の保存期間が1年未満であるものを除く。)に係る所要事項を文書管理台帳に記録し、第21条第2項の書棚等の適切な用具に収納して保存するものとする。

3 前項の規定による保存は、公文書を作成し、又は取得した会計年度別に区分して行うものとする。

(移換え等)

第24条 前条第3項の場合において、公文書を作成し、又は取得した会計年度においては利用しやすい場所に保存し、その翌会計年度においては場所の移換えをするなど、適切な措置を講ずるものとする。

2 常用文書については、当該文書が常用文書である期間が終了するまで、保存している時点の会計年度の公文書と併せて保存するものとする。

3 会計年度の末に作成した起案文書で翌会計年度の会計事務に係るものは、当該起案文書を作成した翌会計年度に限り、第1項の移換えを行わないものとする。

(保存箱への保存等)

第25条 文書取扱者は、事務室内等において保存している公文書を、当該保存を開始した日の属する会計年度の翌々会計年度以降にあっては、分類記号別又は第18条第1項の保存期間ごとに保存箱へ収納し、書庫等に保存するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、校長が適当と認める公文書は、校長が一括して保存することができる。

3 第1項の場合において、第12条第4項の規定により編集、製本等をして保存している一群の公文書の中にその分類記号又は第18条第1項の保存期間が異なる公文書があるときは、当該一群の公文書の中で最も長期にわたって保存する公文書の分類記号及び同項の保存期間により保存するものとする。

(保存期間別一覧の作成等)

第26条 文書取扱者は、毎会計年度の初めに、文書管理台帳にその直前の会計年度中に記録した公文書について、その第18条第1項の保存期間別に一覧を作成し、校長に提出するものとする。

2 前項の一覧に記載する事項は、文書年度、分類記号、個別名称、保存期間、保存期間が満了したときの措置その他必要な事項とする。

(引渡し)

第27条 校長は、保存期間が満了した公文書であって、保存期間が満了したときの措置として引き続き保存すると定められたものは、条例第8条第2項の規定により保存期間が満了した年度の翌年度中に中央図書館長に引き渡すものとする。

2 校長は、保存期間が満了した公文書であって、保存期間が満了したときの措置として廃棄の措置が定められたものであっても、条例第5条第4項に規定する歴史公文書選別基準に該当すると認められる場合には、条例第8条第2項の規定により保存期間が満了した年度の翌年度中に中央図書館長に引き渡すものとする。

(公文書の廃棄)

第28条 副校長は、公文書の保存期間が満了した場合(第18条第2項に規定する必要な期間が終了したときを含む。)は、前条の規定により中央図書館長に引き渡すときを除き、条例第8条第3項の規定により、速やかに廃棄する旨を文書取扱者に命ずるものとする。

2 副校長は、保存期間が満了する日の前に公文書(保存期間が1年未満のものを除く。以下この条において同じ。)を廃棄しなければならない特別の必要が生じた場合において、校長の承認を得なければ、当該公文書を廃棄してはならない。この場合において、当該廃棄に係る決定において、その特別の必要を明らかにするものとする。

3 副校長は、前2項の規定により、公文書を廃棄しようとするときは、当該公文書の件名、廃棄する日、廃棄の方法等を記載した起案文書によって当該公文書を廃棄する旨を決定するものとする。

4 前項の場合において、副校長は、文書管理台帳に廃棄する旨を記録し、廃棄する公文書の一覧を作成し、同項の起案文書に当該一覧を添付するものとする。

5 第1項又は第2項の規定により公文書を廃棄した場合における当該公文書に係る文書管理台帳に記録した事項は、第3項の起案文書を廃棄する際に、文書管理台帳から削除するものとする。

(公文書の滅失等)

第29条 文書取扱者は、公文書を滅失し、又はき損したときは、その旨を文書管理台帳に記録し、その年月日、当該公文書の分類記号、件数、原因その他必要な事項を校長に通知するものとする。ただし、保存期間が1年及び1年未満の公文書については、この限りでない。

(廃棄の方法)

第30条 副校長は、廃棄に当たり秘密の取扱いを特に必要とする公文書については、焼却、細断等の方法により廃棄するなど当該公文書の内容に応じた方法により廃棄するものとする。この場合において、当該公文書に小平市情報公開条例(平成13年条例第29号)第7条各号に規定する非公開情報が記録されているときは、当該非公開情報が外部に漏れることのないように配慮するものとする。

(管理状況の報告)

第31条 校長は、公文書の管理状況について、毎年度、教育総務課長に報告するものとする。

(研修)

第32条 校長は、公文書の適正な管理を図るため、公文書の管理に関し必要な研修を実施するものとする。

2 校長は、前項に規定する研修を実施するために必要な場合は、総務部総務課長に対し、研修に必要となる情報の提供又は人材の派遣を求めることができる。

(補則)

第33条 この規則に定めるもののほか必要な事項は、教育長が別に定める。

附 則(令和3年9月30日・令和3年教委規則第5号)

(施行期日)

1 この規則は、令和3年10月1日から施行する。ただし、第6条第1項第6号、第20条、第27条、第28条、第30条及び附則第4項の規定は、令和4年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の施行の日(以下この項及び次項において「施行日」という。)前に作成し、又は取得した公文書は、保存期間を永久保存と定めて保存しているものを除き、施行日以後においても校長が現に定めている保存期間とする。

3 施行日前に作成し、又は取得した公文書のうち、保存期間を永久保存と定めて保存しているものについては、保存期間が30年保存の公文書とみなす。

4 前項の規定により30年保存とみなした公文書であって、保存期間を30年保存とみなした場合の保存期間が満了しているもの又は満了したものは、速やかに中央図書館長に引き渡し、又は廃棄するものとする。

別表(第16条関係)

公文書の種別

保存期間

1 条例、規則、訓令、告示

2 上級庁からの例規等で特に重要なもの

3 官公報(学校に関係あるもの)

4 各種台帳の類(正本)

5 各種の統計表

6 決算書及び予算書の原本

7 重要な財産、営造物の設置、管理、処分に関するもの

8 試験研究で特に重要なもの

9 褒賞関係書類

10 公文書の公開等に係る基本的な方針等に関するもの

11 保有個人情報の開示、訂正及び利用停止に係る基本的な方針等に関するもの

12 校長の任免その他人事に関するもの

13 給与に関するもの(校長の初任給の決定に関するものに限る。)

14 分限及び懲戒に関するもの

15 将来の例証となる損害賠償額の決定及び和解に関するもの

16 教育財産の取得及び処分に関するもの

17 特に重要な審査請求、異議の申立て及び訴訟に関するもの

18 1から17までに掲げるもののほか、30年保存を必要とするもの

30年保存

1 上級庁からの指令、通達等で30年保存の必要がないもの

2 決算報告の終わった収入支出の証拠書類

3 補助金、交付金に関する書類

4 決算書、予算書その他歳入歳出に関する帳簿

5 特に重要な事項に関する答申、建議及び報告に関するもの

6 重要な損害賠償額の決定及び和解に関するもの(将来の例証となるものを除く。)

7 1から6までに掲げるもののほか、10年保存を必要とするもの

10年保存

1 文書収受発送に関する帳簿の類

2 証印簿、経由簿、納付書

3 重要な事項に関する答申、建議及び報告に関するもの

4 重要な公文書の公開等の決定に関するもの

5 保有個人情報の目的外利用及び提供に関するもの

6 給与(各種手当等に関するものに限る。)及び休暇に関するもの

7 職務に専念する義務の免除に関するもの

8 損害賠償額の決定及び和解に関するもの(将来の例証となるもの又は重要なものを除く。)

9 教育財産の用途開始、変更及び廃止に関するもの

10 重要な審査請求、異議の申立て及び訴訟に関するもの

11 1から10までに掲げるもののほか、5年保存を必要とするもの

5年保存

1 各種台帳の類(副本)

2 原簿又は台帳に記入を終えた願届の書類

3 統計報告その他統計材料に供したもの

4 調査を終えた諸報告書類

5 出勤表、出張命令簿の類

6 答申、建議及び報告に関するもの(特に重要、重要又は軽易なものを除く。)

7 公文書の公開等の決定に関するもの(重要、簡易又は定型的なものを除く。)

8 保有個人情報の開示、訂正、利用停止等の決定に関するもの

9 校長以外の職員、特別職非常勤職員、会計年度任用職員及び臨時的任用職員(教職員に限る。)の任免に関するもの

10 給与(校長の初任給の決定及び各種手当等に関するものを除く。)、時間外勤務及び週休日の変更に関するもの

11 出張、兼業及び兼職に関するもの

12 教育財産の使用許可、貸付け等に関するもの

13 物品の出納、保管等に関するもの(所属換えを除く。)

14 審査請求、異議の申立て及び訴訟に関する文書(特に重要、重要又は簡易な諸手続等に係るものを除く。)

15 1年を超えて保存する必要があると認められる供覧文書

16 1年を超えて保存する必要があると認められる資料文書

17 1から16までに掲げるもののほか、3年保存を必要とするもの

3年保存

1 職員の勤務に関する願届書類

2 一時の処理に属する往復文書、報告書の類

3 軽易な答申、建議及び報告に関するもの

4 公文書の簡易又は定型的な公開等の決定に関するもの

5 校長以外の職員の配置等に関するもの

6 研修命令等に関するもの

7 教育財産の引継ぎ等に関するもの

8 物品の所属換えに関するもの

9 審査請求、異議の申立て及び訴訟に係る軽易な諸手続等に関するもの

10 1年を超えて保存する必要のない供覧文書

11 1年を超えて保存する必要のない資料文書(随時発生し、短期に廃棄する軽微なものを除く。)

12 1から11までに掲げるもののほか、1年保存を必要とするもの

1年保存

随時発生し、短期に廃棄する軽微な資料文書の類

1年未満

小平市立学校公文書管理規則

令和3年9月30日 教育委員会規則第5号

(令和3年10月1日施行)

体系情報
第11編 育/第2章 学校教育
沿革情報
令和3年9月30日 教育委員会規則第5号