○小平市立学校文書管理規程

平成14年3月28日

教委訓令第3号

目次

第1章 総則(第1条―第5条)

第2章 文書の収受及び配布(第6条・第7条)

第3章 文書等の作成等(第8条―第21条)

第4章 秘密文書の処理(第22条―第28条)

第5章 補則(第29条)

附則

第1章 総則

(用語の定義)

第2条 前項に規定するもののほか、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。

(2) 文書等 職務上作成し、又は取得した文書、図面、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(3) 審議 事案について関連を有する者が、事案の決定のための案を記載した公文書(以下「起案文書」という。)について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決定権者に表明することをいう。

(4) 審査 主として法令の適用関係の適正化を図る目的で起案文書について調査及び検討をし、その内容及び形式に対する意見を決定権者に表明することをいう。

(5) 協議 決定すべき事案の担当者とそれ以外の者とが、それぞれ、その職位との関連において起案文書の内容及び形式についての意見の調整を図ることをいう。

(6) 供覧文書 組織内において閲覧に供するため第16条第1項の規定により回付する公文書で意思決定を伴わないものをいう。

(7) 資料文書 公文書のうち、次に掲げる公文書以外のものをいう。

 起案文書、供覧文書、帳票、図画、写真及びフィルム

 第6条第2項の表2の項に掲げる文書で収受印を押したもの

 第7条第5項後段の規定により処理した電磁的記録

(文書等の取扱いの原則)

第3条 文書等は、正確、迅速、丁寧に取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。

(文書管理帳票)

第4条 文書等の管理に関する帳票は、次のとおりとする。

(1) 文書授受簿(別記様式第1号)

(2) 文書管理台帳

(文書記号及び文書番号)

第5条 次条第2項の表2の項、第7条第5項第11条第1項又は第17条第1項の規定により文書管理台帳に所要事項を記録する公文書には、学校を表す原則として4以内の文字からなる記号を付するものとする。

2 前項に規定する文書の記号(以下「文書記号」という。)は、別表のとおりとする。

3 文書取扱者は、次条第2項の表2の項、第7条第5項第11条第1項又は第17条第1項の規定により文書管理台帳に所要事項を記録する公文書については、毎年4月1日以降第1号から一連番号による文書の番号(以下この条及び第15条第2項において「文書番号」という。)を付し始め、翌年3月31日に止めるものとする。

4 前項の規定にかかわらず、契約等に係る公文書で事案の発端となった公文書と一括して管理する必要があるものを作成し、又は取得した場合において、特に枝番号を付することにより管理する必要があるときは、文書取扱者は、当該公文書について、校長の承認を得て、その事案の発端となった公文書の文書番号の枝番号を用いることができる。

5 文書取扱者は、起案文書、供覧文書、次条第2項の表2の項の収受印を押印する文書及び第7条第5項後段に規定する電磁的記録に、文書記号及び文書番号を記録するものとする。

第2章 文書の収受及び配布

(学校に到達した文書の取扱い)

第6条 学校に到達した文書の収受を処理する担当者(次項及び第3項において「文書収受担当者」という。)は、学校に到達した文書(親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書を除く。)を開封するものとする。

2 文書収受担当者は、到達した文書を次に定めるところにより処理するものとする。

番号

文書の種別

処理方法

1

親展(秘)文書その他開封を不適当と認める文書

文書授受簿に当該文書に係る所要事項を記載し、名宛人に署名又は受領印を押させた上、引き渡す。

2

公文書管理規則第18条第1項の保存期間が1年以上の文書(名宛人の表示がないものを除く。)

文書の余白に収受印(別記様式第2号)を押し、文書管理台帳に当該文書に係る所要事項を記録して、当該文書に係る事案を担当する者(以下「担当者」という。)に引き渡す。

3

公文書管理規則第18条第1項の保存期間が1年未満の文書

文書の余白に収受印(別記様式第2号)を押し、担当者に引き渡す。

3 文書収受担当者は、前項の表に定めるところにより処理する場合において、次の各号に掲げる場合に該当するときは、併せて当該各号に定める方法により処理するものとする。

(1) 収受の日時が権利の得喪にかかわると認められる文書の場合 文書の余白に到達日時を明記して文書取扱者の確認印を押す。

(2) 現金又は金券が添付されている文書の場合 文書の余白に金額を記載し、文書取扱者の確認印を押す。

4 担当者は、前2項の規定による文書の引渡しを受けたときは、当該文書の余白に分類記号及び公文書管理規則第18条第1項の保存期間を記載するものとする。

(通信回線の利用による収受)

第7条 前条の規定にかかわらず、収受の処理(前条の規定による到達した文書の処理をいう。以下この条において同じ。)は、通信回線を利用して行うことができる。ただし、学校に対する申請、届出等の行為に係る電磁的記録について当該行為を行った者の作成に係るものであること又は内容の改変が行われていないことの確認を要する場合は、校長に対して教育長が事前に承認したときに限る。

2 前項の場合において、通信回線に接続した教育長が指定する送受信装置(以下「送受信装置」という。)への着信の確認は、定時に行うものとする。

3 前項の処理において、着信した電磁的記録の内容は、速やかに出力し、紙に記録するものとする。

4 前項の規定により記録がなされた紙は、到達した文書とみなし、前条の規定により、収受の処理を行うものとする。

5 前2項の場合において、電子メールの利用に係る送受信装置に着信した電磁的記録については、教育長が別に定める場合のほか、校長が簡易な取扱いができるものとして認める場合は、これらの規定による処理を省略することができる。この場合において、保存期間が1年以上の電磁的記録は、文書管理台帳に当該電磁的記録に係る所要事項を記録するものとする。

第3章 文書等の作成等

(起案)

第8条 起案は、次条に規定する場合及び別に定めのある場合を除き、起案をする者(以下「起案者」という。)が、起案用紙(別記様式第3号)に事案の内容その他所要事項を記載し、その起案者欄に署名し、又は押印することにより行うものとする。ただし、公文書管理規則第7条第1項ただし書に規定する情報処理システムによる起案は、起案者が事案の内容その他所要事項を当該情報処理システムに入力し、起案した旨を電磁的に表示し、記録することにより行うものとする。

2 第1項の規定にかかわらず、第6条及び前条第1項から第4項までの規定により処理した文書に基づいて起案をする場合で、事案の内容が軽易であるときは、当該文書の余白を利用して起案を行うことができる。

3 起案文書には、事案の性質により、「至急」、「公印省略」等の注意事項を回付・施行上の注意欄に、「秘密」、「時限秘」等の取扱方法を文書の取扱欄に表示するものとする。

(発信者名)

第9条 決定された事案を施行する場合において、校外に発信する文書(電磁的記録を含む。以下この条及び次条において同じ。)の発信者は、校長名を用いるものとする。ただし、特に軽易な事案に係る文書は、校長の承認を得て、担当者名を用いることができる。

2 前項の規定にかかわらず、法令等に定めのあるとき、又は特に必要のあるときは、学校名を用いることができる。

(担当者の表示)

第10条 前条の規定により発信する文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて当該文書の末尾にその担当者の職務名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

(起案文書の登録等)

第11条 起案文書を作成した場合、その担当者は、文書取扱者の確認の上、文書管理台帳に当該起案文書に係る所要事項を記録するものとする。

2 収受文書(第6条及び第7条の規定により処理した文書及び電磁的記録をいう。以下同じ。)に基づいて起案をする場合における起案文の文書記号及び文書番号は、当該収受文書の文書記号及び文書番号を用いることができる。

(決定関与の方式)

第12条 事案の決定に当たり、審議、審査又は協議(以下この条及び第15条第1項において「決定関与」という。)を必要とする場合は、当該事案の決定関与をする者(以下「決定関与者」という。)に当該事案に係る起案文書を回付して、決定関与者の押印を求める方式(第4項において「文書回付方式」という。)により行うものとする。ただし、公文書管理規則第7条第1項ただし書に規定する情報処理システムによる決定関与は、決定関与した旨を電磁的に表示し、記録することを求める方式(第4項において「電子回付方式」という。)により行うものとする。

2 起案文書の回付に当たっては、審議は協議に先立って行い、審査は審査を行う者の上司が決定又は決定関与を行う前に行うものとする。

3 起案文書は、必要な決定関与その他の事案決定に対する関与の機会が失われないよう、必要な時間的余裕をもって回付するものとする。

4 第1項の規定にかかわらず、文書回付方式又は電子回付方式によることが適当でないときは、決定権者が当該事案の決定関与者を招集して開催する会議の場において当該事案に係る決定案を示して発言を求める方式(次項において「会議方式」という。)により決定関与を行うことができる。

5 会議方式により決定関与を行った上で事案の決定を行うときは、決定関与者の発言の全部又は一部を記載した文書又は電磁的記録を作成し、当該事案に係る起案文書に添付するものとする。

(回付)

第13条 起案文書の回付は、流れ方式(持ち回りによらず、決定関与者が決裁を回す方式をいう。)によるものとする。

2 前項の規定にかかわらず、特に緊急の取扱いを必要とし、又は秘密の取扱いを必要とする起案文書その他重要な起案文書は、その内容を説明することができる職員が持ち回りをすることができる。

(起案文書の回付に係る事案の検討)

第14条 決定関与者は、起案文書の回付を受けたときは、直ちに当該事案を検討し、決定案について異議があるときは、その旨を速やかに起案者に連絡するものとする。

(廃案の通知等)

第15条 回付中の起案文書を廃し、又はその内容に重要な変更(以下この項において「内容変更」という。)があったときは、起案者は、その旨を既に決定関与を終了した決定関与者に通知するものとする。この場合において、内容変更があったときは、当該起案文書を再度回付するものとする。

2 起案者は、回付中の起案文書を廃したときは、その旨を文書管理台帳に記録しておくものとする。

(供覧)

第16条 供覧文書は、起案用紙を用い、その宛先欄に「供覧」の表示をして回付するものとする。ただし、軽易なものについては、当該供覧文書の余白等に「供覧」の表示をし、閲覧者の押印欄等を設け、又は電子メールの利用に係る送受信装置を使用して回付することができる。

2 起案文書であって事案の決定後に周知を図る必要があるものについては、起案用紙の決定後供覧欄を用い、又は公文書管理規則第7条第1項ただし書に規定する情報処理システムにより回付することができる。

3 第12条第3項及び第13条の規定は、前2項の場合について準用する。ただし、第13条の規定の準用については、電子メールの利用に係る送受信装置を使用する場合及び公文書管理規則第7条第1項ただし書に規定する情報処理システムによる場合を除く。

(資料文書等の登録等)

第17条 文書取扱者は、資料文書で公文書管理規則第18条第1項の保存期間が1年以上のもの、供覧文書又は帳票を作成し、又は取得した場合においては、文書取扱者の確認の上、文書管理台帳に当該公文書に係る所要事項を記録するものとする。

2 文書取扱者は、資料文書及び供覧文書について、その余白等に分類記号、作成し、又は取得した年月日及び公文書管理規則第18条第1項の保存期間を記録するものとする。

(浄書及び照合)

第18条 決定された事案を施行する場合においては、起案者が必要に応じて当該施行に用いようとする文書を浄書し、決定権者が当該事案に係る起案文書と照合するものとする。この場合において、決定権者は、当該起案文書の浄書照合欄に署名又は押印するものとする。

(公印)

第19条 前条の規定による照合を終了した施行に用いる文書(次条第1項及び第3項において「施行文書」という。)には、小平市教育委員会公印規則(平成11年教委規則第4号)の定めるところにより、公印を押印しなければならない。ただし、校内文書又は軽易な文書については「(公印省略)」の記載をして、その押印を省略することができる。

(発送)

第20条 施行文書の発送は、使送、郵送、集配等に区分して行うものとする。

2 第22条第1項の秘密の取扱いを必要とする公文書を発送する場合には、当該公文書を封筒に入れて密封し、その旨を表示して発送するものとする。

3 第1項の規定により施行文書を発送した者は、当該施行文書に係る起案文書の発送欄に署名又は押印するものとする。

(通信回線の利用による浄書、照合及び発送)

第21条 第18条及び前条の規定にかかわらず、教育長が別に定める文書又は電磁的記録に関する浄書、照合及び発送は、送受信装置を使用して行うことができる。

2 前項の場合において、次の各号に掲げる送受信装置の使用による処理は、当該各号に掲げる処理とみなす。

(1) 起案文書の浄書に係る事項の送受信装置への入力又は送受信装置により送信する原稿(次号及び第3号において「送信原稿」という。)の作成 浄書

(2) 送受信装置に入力した事項(次号において「入力事項」という。)又は送信原稿と起案文書との確認 照合

(3) 前号の確認を行った入力事項又は送信原稿の通信回線の利用による送受信装置からの送信 発送

第4章 秘密文書の処理

(秘密文書の指定等)

第22条 校長は、公文書について秘密の取扱いをする必要があると認める場合は、当該公文書を秘密の取扱いを必要とする公文書(以下「秘密文書」という。)として、指定するものとする。

2 職員は、公文書の秘密の取扱いの要否に疑義があるときは、直ちに当該要否について校長の指示を受けるものとする。

(実施細目の制定)

第23条 教育長は、秘密文書として指定すべき公文書の実施細目を定めるものとする。

(秘密文書等の表示)

第24条 秘密文書で、秘密の取扱いを必要とする時期を限らないものにあっては「秘密」又は「秘」の表示を、当該時期を限るもの(次項及び次条第2項において「時限秘の秘密文書」という。)にあっては「時限秘」又は「時秘」の表示を当該秘密文書に明記するものとする。ただし、当該秘密文書の形態等により、表示が困難なものについては、別に教育長が定めるところによる。

2 前項の場合において、時限秘の秘密文書には、秘密の取扱いを必要とする期限を明記するものとする。

(秘密文書の指定の解除)

第25条 校長は、秘密文書について、秘密の取扱いを必要としなくなったとき、又は小平市情報公開条例(平成13年条例第29号)第11条の規定により当該秘密文書の公開の決定があったときは、第22条第1項の規定による指定を解除するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、時限秘の秘密文書にあっては、当該秘密文書に係る秘密の取扱いを必要とする期限の到来をもって、第22条第1項の規定による指定が解除されたものとみなす。

3 校長は、秘密文書について、小平市個人情報保護条例(平成13年条例第30号)第14条第1項の規定に基づき当該秘密文書に記録された保有個人情報を開示する旨の決定があったときは、当該決定に関する限りにおいて第22条第1項の指定を解除するものとする。

(秘密文書の取扱い)

第26条 秘密文書を取り扱うときは、当該秘密文書の記録内容が外部に漏れることのないように、細心の注意を払うものとする。

2 前条第1項又は第3項の規定により指定を解除した公文書(同条第2項の規定により指定が解除されたものとみなされる公文書を含む。)については、第24条第1項に規定する表示を抹消するものとする。

(秘密文書の作成、配布等)

第27条 秘密文書の作成及び配布に際しては、その作成部数及び配布先を明らかにしておくものとする。

2 秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、校長の許可を得るものとする。

3 前項の規定により校長の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。

(秘密文書の保管)

第28条 校長又は副校長(次項において「校長等」という。)は、秘密文書を第3項に定めるところにより保管し、その秘密の保持に努めるものとする。

2 前条の規定により配布され、又は複写された公文書については、当該公文書を保管する学校の校長等が保管し、その秘密の保持に努めるものとする。

3 秘密文書は、他の公文書と区別し、施錠のできる金庫、ロッカー等に厳重に保管するものとする。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、ロッカー等に保管しておくことが適当でないものにあっては、他の方法により保管することができる。

第5章 補則

(委任)

第29条 この規程に規定するもののほか、この規程の施行について必要な事項は、教育長が別に定める。

附 則(平成14年3月28日・平成14年教委訓令第3号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成14年4月1日(以下「施行日」という。)から施行する。

(経過措置)

2 施行日前に職務上作成し、又は収受した文書等の管理については、この訓令の規定にかかわらず、なお従前の例による。

3 施行日前に従前の例による管理をしていない文書等で、校長が施行日以後も保存する必要があると認めるものについては、施行日に作成し、又は取得したものとみなす。

附 則(平成17年3月29日・平成17年教委訓令第3号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成20年3月27日・平成20年教委訓令第5号)

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(令和2年3月18日・令和2年教委訓令第2号)

(施行期日)

1 この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日以後に職務上作成し、又は取得した文書等に、この訓令による改正前の別表第2の3年保存の部(9)の項に規定する文書等がある場合は、当該文書等は、この訓令による改正後の別表第2の3年保存の部(9)の項に規定する文書等とみなして、この規定を適用する。

附 則(令和3年9月30日・令和3年教委訓令第6号)

(施行期日)

1 この訓令は、令和3年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、現に保存されている公文書のうち、この訓令の施行の日以後に廃棄するものについては、この訓令による改正前の第4章第5節の規定は、令和4年10月1日までの間、なおその効力を有する。

附 則(令和4年3月31日・令和4年教委訓令第1号)

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

別表(第5条関係)

文書記号

学校名

文書記号

小平市立小平第一小学校

平一小

小平市立小平第二小学校

平二小

小平市立小平第三小学校

平三小

小平市立小平第四小学校

平四小

小平市立小平第五小学校

平五小

小平市立小平第六小学校

平六小

小平市立小平第七小学校

平七小

小平市立小平第八小学校

平八小

小平市立小平第九小学校

平九小

小平市立小平第十小学校

平十小

小平市立小平第十一小学校

平十一小

小平市立小平第十二小学校

平十二小

小平市立小平第十三小学校

平十三小

小平市立小平第十四小学校

平十四小

小平市立小平第十五小学校

平十五小

小平市立花小金井小学校

平花小

小平市立鈴木小学校

平鈴小

小平市立学園東小学校

平学小

小平市立上宿小学校

平上小

小平市立小平第一中学校

平一中

小平市立小平第二中学校

平二中

小平市立小平第三中学校

平三中

小平市立小平第四中学校

平四中

小平市立小平第五中学校

平五中

小平市立小平第六中学校

平六中

小平市立上水中学校

平上中

小平市立花小金井南中学校

平花南中

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小平市立学校文書管理規程

平成14年3月28日 教育委員会訓令第3号

(令和4年4月1日施行)

体系情報
第11編 育/第2章 学校教育
沿革情報
平成14年3月28日 教育委員会訓令第3号
平成17年3月29日 教育委員会訓令第3号
平成20年3月27日 教育委員会訓令第5号
令和2年3月18日 教育委員会訓令第2号
令和3年9月30日 教育委員会訓令第6号
令和4年3月31日 教育委員会訓令第1号