○小平市公文書等の管理に関する条例

令和3年

条例第1号

目次

第1章 総則(第1条―第3条)

第2章 公文書の管理(第4条―第10条)

第3章 特定歴史公文書の保存、利用等(第11条―第28条)

第4章 小平市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会(第29条)

第5章 雑則(第30条―第34条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この条例は、小平市(以下「市」という。)の諸活動や歴史的事実の記録である公文書等が、市民共有の知的資源として、市民が主体的に利用し得るものであることに鑑み、公文書等の管理に関する基本的事項を定めることにより、公文書の適正な管理、歴史公文書の適切な保存及び利用等を図り、もって市政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、市民の市政に関する情報を知る権利を保障し、市の諸活動を現在及び将来の市民に説明する責務が全うされるようにすることを目的とする。

(定義)

第2条 この条例において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 実施機関 市長、教育委員会、選挙管理委員会、監査委員、農業委員会、固定資産評価審査委員会及び議会をいう。

(2) 公文書 実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フィルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。第18条第1項において同じ。)であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。ただし、次に掲げるものを除く。

 官報、公報、白書、新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの

 小平市立図書館条例(平成12年条例第19号)第2条に規定する図書館その他市の施設において、歴史的若しくは文化的な資料又は学術研究用の資料として特別の管理がされているもの

(3) 歴史公文書 歴史資料として重要な公文書

(4) 特定歴史公文書 歴史公文書のうち、第8条第1項の規定により教育委員会に移管されたもの及び同条第2項の規定により引き続き保存するものをいう。

(5) 公文書等 次に掲げるものをいう。

 公文書

 特定歴史公文書

(6) 審査会 小平市行政不服審査会条例(平成28年条例第4号)第1条に規定する小平市行政不服審査会をいう。

(7) 審議会 小平市個人情報保護条例(平成13年条例第30号。附則第5項において「個人情報保護条例」という。)第31条に規定する小平市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会をいう。

(他の法令との関係)

第3条 公文書の管理については、法律若しくはこれに基づく命令又は他の条例に特別の定めがある場合を除くほか、この条例の定めるところによる。

第2章 公文書の管理

(作成)

第4条 実施機関の職員は、当該実施機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに当該実施機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、文書を作成しなければならない。ただし、処理に係る事案が軽微なものであるときは、この限りでない。

(整理)

第5条 実施機関の職員が公文書を作成し、又は取得したときは、実施機関は当該公文書について分類し、件名を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

2 実施機関は、前項の規定による公文書の分類に関する基準を定めなければならない。

3 実施機関は、必要があると認めるときは、第1項の規定により設定した保存期間及び保存期間の満了する日を延長することができる。

4 実施機関は、保有する公文書について、歴史公文書を選別するための基準(以下「歴史公文書選別基準」という。)を定めなければならない。

5 教育委員会以外の実施機関は、保有する公文書について、保存期間(第3項の規定により延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書選別基準により歴史公文書に該当するものにあっては教育委員会への移管の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置を採るべきことを定めなければならない。

6 教育委員会は、保有する公文書について、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、歴史公文書選別基準により歴史公文書に該当するものにあっては引き続き保存する措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置を採るべきことを定めなければならない。

(保存)

第6条 実施機関は、公文書について、当該公文書の保存期間の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

2 前項の場合において、実施機関は、公文書の集中管理の推進に努めなければならない。

(文書検索目録の作成)

第7条 実施機関は、小平市情報公開条例(平成13年条例第29号。以下「情報公開条例」という。)第32条の規定に基づき、公文書の検索に必要な文書目録を作成し、一般の利用に供しなければならない。

(移管又は廃棄)

第8条 教育委員会以外の実施機関は、保存期間が満了した公文書について、第5条第5項の規定による定めに基づき、教育委員会に移管し、又は廃棄しなければならない。

2 教育委員会は、保存期間が満了した公文書について、第5条第6項の規定による定めに基づき、引き続き保存し、又は廃棄しなければならない。

3 実施機関は、前2項の規定により、保存期間が満了した公文書を廃棄しようとするときは、当該公文書の重要性に応じ、規則で定めるところにより、当該文書を廃棄しなければならない。

4 教育委員会以外の実施機関は、第1項の規定により教育委員会に移管する公文書について、第13条第1項第1号に掲げる場合に該当するものとして教育委員会において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。

(管理状況の報告等)

第9条 市長以外の実施機関は、公文書の管理の状況について、毎年度、市長に報告しなければならない。

2 市長は、毎年度、前項の規定による報告を取りまとめ、その概要を公表しなければならない。

(公文書の管理に関する定め)

第10条 実施機関は、公文書の管理が第4条から前条までの規定に基づき適正に行われることを確保するため、規則その他の規程により公文書の管理に関する定めを設けなければならない。

第3章 特定歴史公文書の保存、利用等

(特定歴史公文書の保存等)

第11条 教育委員会は、特定歴史公文書について、第26条の規定により廃棄されるに至る場合を除き、永久に保存しなければならない。

2 教育委員会は、特定歴史公文書について、その内容、保存状態、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

3 教育委員会は、特定歴史公文書に個人情報(生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。)が記録されている場合には、当該個人情報の漏えいの防止のために必要な措置を講じなければならない。

4 教育委員会は、規則で定めるところにより、特定歴史公文書の分類、名称その他の特定歴史公文書の適切な保存及び利用に資するために必要な事項を記載した目録を作成し、公表しなければならない。

(特定歴史公文書の利用の請求)

第12条 何人も、教育委員会に対して、この条例の定めるところにより、前条第4項の目録の記載に従い、教育委員会において保存されている特定歴史公文書の利用の請求(以下「利用請求」という。)をすることができる。

2 利用請求をしようとするものは、教育委員会に対して、次に掲げる事項を記載した書面(以下「利用請求書」という。)を提出しなければならない。

(1) 氏名及び住所(法人その他の団体にあっては、名称、代表者の氏名及び事務所又は事業所の所在地)

(2) 利用請求に係る特定歴史公文書の目録に記載された名称

(3) 前2号に掲げるもののほか、規則で定める事項

3 教育委員会は、利用請求書に形式上の不備があると認めるときは、利用請求をしたもの(以下「利用請求者」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、教育委員会は、利用請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

(特定歴史公文書の利用請求の取扱い)

第13条 教育委員会は、利用請求があった場合には、次に掲げる場合を除き、当該利用請求に係る特定歴史公文書を利用させなければならない。

(1) 当該特定歴史公文書に次に掲げる情報が記録されている場合

 情報公開条例第7条第1号に掲げる情報

 情報公開条例第7条第2号に掲げる情報

 情報公開条例第7条第3号に掲げる情報

 情報公開条例第7条第4号に掲げる情報

 情報公開条例第7条第6号ア又オに掲げる情報

 情報公開条例第7条第7号に掲げる情報

(2) 当該特定歴史公文書の原本を利用に供することにより当該原本の破損若しくはその汚損を生ずるおそれがある場合又は教育委員会が修復作業等のために当該原本を現に使用している場合

2 教育委員会は、利用請求に係る特定歴史公文書が前項第1号に掲げる場合に該当するか否かについて判断するに当たっては、当該特定歴史公文書が公文書として作成又は取得されてからの時の経過を考慮するとともに、当該特定歴史公文書に第8条第4項に規定する意見が付されている場合には、当該意見を参酌しなければならない。

3 教育委員会は、第1項第1号に掲げる場合であっても、同号に掲げる情報が記録されている部分を容易に区分して除くことができるときは、利用請求者に対し、当該部分を除いた部分を利用させなければならない。ただし、当該部分を除いた部分に有意の情報が記録されていないと認められるときは、この限りでない。

(特定歴史公文書の利用請求に対する決定)

第14条 教育委員会は、利用請求に係る特定歴史公文書の全部又は一部を利用させるときは、その旨の決定をし、利用請求者に対し、その旨並びに利用させる日時及び場所を書面により通知しなければならない。

2 教育委員会は、利用請求に係る特定歴史公文書の全部を利用させないときは、利用させない旨の決定をし、利用請求者に対し、その旨を書面により通知しなければならない。

3 教育委員会は、前2項の規定により利用請求に係る特定歴史公文書の全部又は一部を利用させないときは、利用請求者に対し、その理由を併せて通知しなければならない。

(特定歴史公文書の利用決定等の期限)

第15条 前条第1項及び第2項の決定(以下「利用決定等」という。)は、利用請求のあった日の翌日から起算して14日以内に行わなければならない。ただし、第12条第3項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に参入しない。

2 教育委員会は、事務処理上の困難その他正当な理由により、前項に規定する期間内に利用決定等をすることができないときは、利用請求があった日の翌日から起算して60日を限度としてその期間を延長することができる。この場合において、教育委員会は、利用請求者に対し、遅滞なく、延長後の期間及び延長の理由を書面により通知しなければならない。

3 利用請求に係る特定歴史公文書が著しく大量であるため、利用請求があった日の翌日から起算して60日以内にその全てについて利用決定等をすることにより事務の遂行に著しい支障が生ずるおそれがある場合には、前2項の規定にかかわらず、教育委員会は、利用請求に係る特定歴史公文書のうちの相当の部分につき当該期間内に利用決定等をし、残りの特定歴史公文書については相当の期間内に利用決定等をすることができる。この場合において、教育委員会は、第1項に規定する期間内に、利用請求者に対し、次に掲げる事項を書面により通知しなければならない。

(1) 本項を適用する旨及びその理由

(2) 残りの特定歴史公文書について利用決定等をする期限

(本人情報の取扱い)

第16条 教育委員会は、第13条第1項第1号イの規定にかかわらず、この規定に掲げる情報により識別される特定の個人(以下この条において「本人」という。)から、当該情報が記録されている特定歴史公文書について利用請求があった場合において、規則で定めるところにより本人であることを示す書類の提示又は提出があったときは、本人の生命、健康、生活又は財産を害するおそれがある情報が記録されている場合を除き、当該特定歴史公文書につきこの規定に掲げる情報が記録されている部分についても、利用させなければならない。

(第三者保護に関する手続)

第17条 利用請求に係る特定歴史公文書に市及び利用請求者以外のもの(以下「第三者」という。)に関する情報が記録されているときは、教育委員会は、利用決定等に先立ち、当該情報に係る第三者に対し、利用請求に係る特定歴史公文書の名称その他規則で定める事項を通知して、意見書を提出する機会を与えることができる。

2 教育委員会は、第三者に関する情報が記録されている特定歴史公文書の利用をさせようとする場合であって、当該情報が情報公開条例第7条第2号イ第3号ただし書又は第7号ただし書に規定する情報に該当すると認めるときは、利用させる旨の決定に先立ち、当該第三者に対し、利用請求に係る特定歴史公文書の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。

3 教育委員会は、特定歴史公文書であって第13条第1項第1号エに該当するものとして第8条第4項の規定により意見を付されたものを利用させる旨の決定をする場合には、あらかじめ、当該特定歴史公文書を移管した実施機関に対し、利用請求に係る特定歴史公文書の名称その他規則で定める事項を書面により通知して、意見書を提出する機会を与えなければならない。

4 教育委員会は、第1項又は第2項の規定により意見書を提出する機会を与えられた第三者が当該特定歴史公文書を利用させることに反対の意思を表示した意見書(以下「反対意見書」という。)を提出した場合において、当該特定歴史公文書を利用させる旨の決定をするときは、その決定の日と利用させる日との間に少なくとも14日の期間を置かなければならない。この場合において、教育委員会は、その決定後直ちに、当該反対意見書を提出した第三者に対し、利用させる旨の決定をした旨及びその理由並びに利用させる日を書面により通知しなければならない。

(特定歴史公文書の利用の方法)

第18条 教育委員会が特定歴史公文書を利用させる場合には、文書、図画又は写真については閲覧又は写しの交付により、フィルムについては視聴又は写しの交付(マイクロフィルムに限る。)により、電磁的記録については視聴、閲覧、写しの交付等(ビデオテープ及び録音テープにあっては視聴に限る。)でその種別、情報化の進展状況等を勘案して規則で定める方法により行う。

2 前項の視聴又は閲覧の方法により特定歴史公文書を利用させる場合にあっては、当該特定歴史公文書の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他合理的な理由があるときは、当該特定歴史公文書の写しを視聴又は閲覧させる方法によりこれを行うことができる。

(特定歴史公文書の利用手数料)

第19条 この条例による特定歴史公文書の利用に係る手数料は、無料とする。ただし、当該特定歴史公文書(前条第2項の規定により特定歴史公文書を複写したものを含む。)の写しの交付を行う場合における当該写しの交付に要する費用は、利用請求者の負担とする。

(審理員による審理手続に関する規定の適用除外)

第20条 利用決定等又は利用請求に係る不作為についての審査請求は、行政不服審査法(平成26年法律第68号)第9条第1項本文の規定は、適用しない。

(審査会への諮問)

第21条 利用決定等又は利用請求に係る不作為についての審査請求があった場合は、教育委員会は、次に掲げる場合を除き、審査会に諮問をし、その意見を尊重して当該審査請求についての裁決を行わなければならない。

(1) 審査請求が不適法であり、却下する場合

(2) 利用決定等(利用請求に係る特定歴史公文書の全部を利用させる旨の決定を除く。以下この号及び第23条第2号において同じ。)を取り消し、又は変更し、当該審査請求に係る特定歴史公文書の全部を利用させる場合(当該利用決定等について第三者から反対意見書が提出されているときを除く。)

2 教育委員会は、前項の審査請求があったときは、審査会に対し、速やかに諮問をするよう努めなければならない。

(諮問をした旨の通知)

第22条 前条第1項の規定により諮問をした教育委員会は、次に掲げるものに対し、諮問をした旨を通知しなければならない。

(1) 審査請求人及び参加人(行政不服審査法第13条第4項に規定する参加人をいう。以下同じ。)

(2) 利用請求者(利用請求者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

(3) 当該審査請求に係る利用決定等について反対意見書を提出した第三者(当該第三者が審査請求人又は参加人である場合を除く。)

(第三者からの審査請求を棄却する場合等における手続)

第23条 第17条第4項の規定は、次の各号のいずれかに該当する裁決をする場合について準用する。

(1) 利用させる旨の決定に対する第三者からの審査請求を却下し、又は棄却する裁決

(2) 審査請求に係る利用決定等を変更し、当該利用決定等に係る特定歴史公文書を利用させる旨の裁決(第三者である参加人が当該特定歴史公文書の利用に反対の意思を表示している場合に限る。)

(審査会の調査権限)

第24条 審査会は、必要があると認めるときは、教育委員会に対し、審査請求のあった利用決定等に係る特定歴史公文書の提示を求めることができる。この場合においては、何人も、審査会に対し、その提示された特定歴史公文書の公開を求めることができない。

2 教育委員会は、審査会から前項の規定による求めがあったときは、これを拒んではならない。

3 審査会は、必要があると認めるときは、教育委員会に対し、審査請求のあった利用決定等に係る特定歴史公文書に記録されている情報の内容を審査会の指定する方法により分類し、又は整理した資料を作成し、審査会に提出するよう求めることができる。

4 第1項及び前項に定めるもののほか、審査会は、審査請求に係る事件に関し、審査請求人、参加人又は教育委員会に意見書又は資料の提出を求めること、適当と認める者にその知っている事実を陳述させることその他必要な調査をすることができる。

(実施機関による利用の特例)

第25条 特定歴史公文書を移管した実施機関が教育委員会に対して当該実施機関の所掌事務又は業務を遂行するために必要であるとして当該特定歴史公文書について利用請求をした場合には、第13条第1項第1号の規定は、適用しない。

(特定歴史公文書の廃棄)

第26条 教育委員会は、特定歴史公文書として保存されている文書が、劣化等により判読又は修復が不可能となった場合その他歴史資料として重要でなくなったと認める場合には、当該文書を廃棄することができる。

(特定歴史公文書の保存及び利用の状況の公表)

第27条 教育委員会は、特定歴史公文書の保存及び利用の状況について、毎年度、その概要を公表しなければならない。

(特定歴史公文書の利用等規則)

第28条 教育委員会は、特定歴史公文書の保存、利用及び廃棄が第11条から前条までの規定に基づき適切に行われることを確保するため、特定歴史公文書の保存、利用及び廃棄に関する定めを設けなければならない。

第4章 小平市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会

第29条 審議会は、次に掲げる事項について実施機関の諮問を受けて審議し、又は実施機関に意見を述べることができる。

(1) 歴史公文書選別基準の制定又は改廃に関する事項

(2) 第8条第1項又は第2項の規定による公文書の廃棄に関する事項のうち、規則で定めるもの

(3) 第26条の規定による特定歴史公文書の廃棄に関する事項

(4) 前3号に掲げるもののほか、公文書等の管理に関する制度に係る重要事項

第5章 雑則

(出資等法人の文書の管理)

第30条 市が出資その他財政支出等を行う法人であって、実施機関が定めるもの(次項において「出資等法人」という。)は、この条例の規定に基づく市の施策に留意しつつ、文書の適正な管理を行うため必要な措置を講ずるよう努めるものとする。

2 実施機関は、出資等法人に対し、前項に規定する必要な措置を講ずるよう指導に努めなければならない。

(公の施設の指定管理者の文書の管理)

第31条 市の公の施設を管理する指定管理者(地方自治法(昭和22年法律第67号)第244条の2第3項に規定する指定管理者をいう。次項において同じ。)は、この条例の趣旨にのっとり、当該公の施設の管理に関する文書の適正な管理を行うため必要な措置を講ずるよう努めるものとする。

2 実施機関は、市の公の施設の指定管理者に対し、前項に規定する必要な措置を講ずるよう指導に努めなければならない。

(市長の調整)

第32条 市長は、この条例の目的を達成する範囲内において必要があると認めるときは、公文書の管理について、市長以外の実施機関に対し、報告を求め、又は助言することができる。

(研修)

第33条 実施機関は、当該実施機関の職員に対し、公文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、及び向上させるために必要な研修を行わなければならない。

(委任)

第34条 この条例に定めるもののほか、この条例の施行に関し必要な事項は、規則で定める。

附 則(令和3年3月31日・令和3年条例第1号)

(施行期日)

1 この条例は、令和3年10月1日から施行する。ただし、第5条第5項及び第6項、第8条、第11条から第28条まで並びに第29条第2号及び第3号の規定は、令和4年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 この条例の施行の際、現に実施機関が保存期限を永久保存として定め保存している文書のうち、歴史公文書選別基準により歴史公文書に該当するものについては、教育委員会への移管をこの条例の施行の日から5年を目途に行うものとする。

(小平市特別職の職員で非常勤のものの報酬及び費用弁償に関する条例の一部改正)

3 小平市特別職の職員で非常勤のものの報酬及び費用弁償に関する条例(昭和31年条例第9号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(情報公開条例の一部改正)

4 情報公開条例の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

(個人情報保護条例の一部改正)

5 個人情報保護条例の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

小平市公文書等の管理に関する条例

令和3年3月31日 条例第1号

(令和3年10月1日施行)

体系情報
第3編 行政一般/第2章
沿革情報
令和3年3月31日 条例第1号