○小平市監査委員公文書管理規程

令和3年

監委訓令第3号

(趣旨)

第1条 この規程は、小平市公文書等の管理に関する条例(令和3年条例第1号。以下「条例」という。)第10条の規定に基づき、小平市監査委員(以下「監査委員」という。)が保有する公文書の管理について必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 公文書 条例第2条第2号に規定する公文書のうち、監査委員が保有しているものをいう。

(2) 事務局 小平市監査事務局設置条例(昭和42年条例第6号)第1条に規定する事務局をいう。

(4) 次長 小平市監査事務局処務規程第3条第1項第2号の事務局次長をいう。

(5) 文書総合管理システム 電子計算機を利用して公文書の収受、起案、保管、廃棄等の事務の処理及び公文書に係る情報の総合的な管理等を行う情報処理システムをいう。

(6) システム文書 電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。次号において同じ。)のうち、前号に規定する文書総合管理システムによる情報処理の用に供するため当該システムに記録されたものをいう。

(7) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(公文書の管理)

第3条 公文書の管理は、局長が別に定めるものを除き、文書総合管理システムにより行うものとする。

(管理の体制)

第4条 次長は、事務局内における公文書の管理に係る事務(次条第1項及び第6条において「文書事務」という。)を統括し、公文書の滅失、盗難及び毀損の防止その他適正な管理のために必要な措置を講ずるよう努めなければならない。

(文書取扱主任及び文書取扱者の設置)

第5条 文書事務の適正な管理を図るため、事務局に文書取扱主任を置く。

2 文書取扱主任は、事務局の係長が兼任する。

3 次長は、文書取扱主任を補助する者として、必要に応じて事務局の職員(文書取扱主任を除く。)のうちから文書取扱者を指定することができる。

(文書取扱主任及び文書取扱者の責務)

第6条 文書取扱主任は、上司の命を受け、事務局内における次に掲げる事務を行わなければならない。

(1) 公文書の取得、配布及び発送に係る指示に関すること。

(2) 公文書の整理、保存、利用及び廃棄に関すること。

(3) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(4) 文書総合管理システムの円滑な運用に関すること。

(5) 電子署名に関すること。

(6) 条例第2条第3号に規定する歴史公文書の選別及び移管に関すること。

(7) 前各号に掲げるもののほか、文書事務に関し必要なこと。

2 文書取扱者は、文書取扱主任を補助するとともに、事務局の他の職員に必要な助言及び指導を行い、適正な文書事務の促進に努めなければならない。

(起案)

第7条 事案の処理に係る意思決定は、公文書を作成し、決裁の手続を経なければならない。ただし、事案が軽微なものであるときは、別に監査委員が定める方法により事案の処理をすることができる。

(公文書の作成)

第8条 公文書の作成は、市長が定める小平市公文書作成要領の例により、平易かつ明確に記載しなければならない。

(書類の添付)

第9条 起案文書には、起案の理由、事案の経過等を明らかにする資料を必要に応じて添えるものとする。

2 同一案件で数回にわたって起案を重ねるものは、その完結に至るまで関係書類を添えなければならない。

(公文書の分類及び整理)

第10条 次長は、条例第5条第2項に規定する基準に基づき、ファイルを分類し、名称、保存期間、保存期間が満了したときの措置その他必要な事項を定め、系統的に公文書の分類及び整理を行うものとする。

2 公文書(システム文書を除く。)は、前項の規定により定める保存期間が1年未満のものを除き、文書総合管理システムに登録した上、必要に応じて利用することができるように、分類記号及びフォルダー名称に従い、キャビネット等の所定の位置に収納し、保管するものとする。

3 次長は、事務室内で公文書(システム文書を除く。)を保存するに当たり、必要に応じて活用できるように整理し、紛失、火災、盗難等の予防の措置を講ずるものとする。

(システム文書の整理)

第11条 システム文書は、文書総合管理システムにより整理し、保存するものとする。

(公文書の持ち出し)

第12条 公文書の持ち出し(事務局の職員が、公文書を事務局の事務室内の書庫等から持ち出すことをいう。)をしようとする者は、当該公文書が入っている個別フォルダーにその旨を表示し、持ち出さなければならない。

2 持ち出した公文書は、退庁時までに必ず当該公文書が入っていた個別フォルダーに返納しなければならない。

(庁外への持ち出しの制限)

第13条 公文書は、庁外に持ち出すことができない。ただし、職務上必要であって、あらかじめ次長の承認を得たときは、この限りでない。

2 前項ただし書の規定により庁外に公文書を持ち出すときは、その持ち出しについて必要な事項を記録し、当該公文書の持出し状況を明らかにしておかなければならない。

(公文書の貸出し)

第14条 事務局の職員以外の職員が事務局の保存している公文書を利用しようとするときは、文書取扱主任にその旨を申し出るものとする。

2 前項の規定による申出があったときは、文書取扱主任は、次長の承認を得て、当該申出のあった公文書を利用させるものとする。

3 文書取扱主任は、前項の規定により公文書を利用させるときは、その利用について必要な事項を記録し、当該公文書の貸出状況を明らかにしておかなければならない。

4 第18条第2項の規定により総務部総務課に引き継いだ公文書については、前2項の文書取扱主任は総務部総務課文書法制担当係長、次長は総務部総務課長(以下「総務課長」という。)とする。

5 公文書の貸出期間は、原則として5日以内とする。

(保存期間)

第15条 条例第5条第1項の保存期間は、別表のとおりとする。

2 前項の規定にかかわらず、法令等に特に保存期間の定めがあるものは、その期間によるものとする。

(保存期間の計算)

第16条 公文書の保存期間は、当該公文書の事案の処理が完結した日(以下この条及び第18条第1項において「完結日」という。)の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、暦年により整理し、保存するものについては、完結日の属する年の翌年の1月1日から起算する。

(保存期間満了時の措置の定め)

第17条 次長は、公文書を作成し、又は取得したときは、条例第5条第5項の規定により当該公文書の保存期間が満了したときの採るべき措置を定めなければならない。ただし、公文書を作成し、又は取得したときに当該措置を定めることが困難なときは、保存期間満了前のできる限り早い時期に、当該措置を定めなければならない。

(保存方法)

第18条 次長は、完結日の属する年度の翌年度の末日(暦年により整理し、保存するものについては、完結日の属する年の翌年の12月31日)までは、事務局の事務室内の書庫等で公文書を適切に保管するものとする。

2 次長は、前項に規定する期間を満了した公文書を毎年4月末日(暦年により整理し、保存するものについては1月末日)までに文書保存票とともに、総務部総務課に引き継ぐものとする。

(目録の作成)

第19条 次長は、条例第7条の規定により、その保存する公文書について目録を作成するものとする。

2 前項の目録に記載する事項は、文書年度、分類記号、個別名称、保存期間、保存期間が満了したときの措置その他必要な事項とする。

(移管)

第20条 次長は、保存期間が満了した公文書であって、保存期間が満了したときの措置として教育委員会への移管が定められたものは、条例第8条第1項の規定により保存期間が満了した年度の翌年度中に教育委員会に移管するものとする。

2 次長は、保存期間が満了した公文書であって、保存期間が満了したときの措置として廃棄の措置が定められたものであっても、条例第5条第4項に規定する歴史公文書選別基準に該当すると認められる場合には、条例第8条第1項の規定により保存期間が満了した年度の翌年度中に教育委員会に移管するものとする。

(廃棄)

第21条 次長は、公文書の保存期間が満了した場合は、前条の規定により教育委員会に移管するときを除き、条例第8条第3項の規定により、速やかに廃棄しなければならない。

2 保存期間が満了した公文書を廃棄するときは、保存期間が30年保存のものを除き、あらかじめ総務課長(保存期間が10年保存のものについては、総務課長及び中央図書館長)の承認を得るものとする。ただし、保存期間が1年以下のものについては、この限りでない。

3 次長は、第1項の規定により公文書を廃棄したときは、その旨を文書総合管理システムに記録しなければならない。

(廃棄方法)

第22条 廃棄する公文書が次長が指定する秘密の取扱いを要する公文書であるときは、秘密が外部に漏れないように溶解、消去その他の復元できない方法により廃棄するものとする。

(管理状況の報告)

第23条 次長は、公文書の管理状況について、毎年度、総務課長に報告するものとする。

(研修)

第24条 次長は、公文書の適正な管理を図るため、公文書の管理に関し必要な研修を実施するものとする。

2 次長は、前項に規定する研修を実施するために必要な場合は、総務課長に対し、研修に必要となる情報の提供又は人材の派遣を求めることができる。

(補則)

第25条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、監査委員が別に定める。

附 則(令和3年9月30日・令和3年監委訓令第3号)

(施行期日)

1 この訓令は、令和3年10月1日から施行する。ただし、第6条第1項第6号、第17条、第20条から第22条まで及び附則第4項の規定は、令和4年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日(以下この項及び次項において「施行日」という。)前に作成し、又は取得した公文書は、保存期間を永久保存と定めて保存しているものを除き、施行日以後においても監査委員が現に定めている保存期間とする。

3 施行日前に作成し、又は取得した公文書のうち、保存期間を永久保存と定めて保存しているものについては、保存期間が30年保存の公文書とみなす。

4 前項の規定により30年保存とみなした公文書であって、保存期間を30年保存とみなした場合の保存期間が満了しているもの又は満了したものは、市長が条例第2条第7号に規定する審議会に諮問した上、速やかに教育委員会に移管し、又は廃棄するものとする。

別表(第15条関係)

公文書の種別

保存期間

1 条例、訓令、事務執行規程、告示

2 各会計決算及び基金の運用状況審査意見書

3 財政健全化判断比率及び資金不足比率審査意見書

4 委員及び職員の進退に関する書類(履歴書、年金等計算関係書類を含む。)

5 褒賞関係書類

6 市史編集の参考とする書類

7 住民監査請求結果報告書

8 1から7までに掲げるもののほか、30年保存とする必要があると認めるもの

30年保存

1 決算報告の終わった収入支出の証拠書類

2 決算書、予算書その他歳入歳出に関する帳簿

3 監査等に関する監査調書等

4 1から3までに掲げるもののほか、10年保存とする必要があると認めるもの

10年保存

1 文書収受発送に関する帳簿の類

2 証印簿、経由簿、納付書

3 1及び2に掲げるもののほか、5年保存とする必要があると認めるもの

5年保存

1 各種台帳の類(副本)

2 原簿又は台帳に記入を終えた願届の書類

3 統計報告その他統計材料に供した文書等

4 調査を終えた諸報告書類

5 出勤表、出張命令簿の類

6 会計年度任用職員(アシスタント職)に関する書類

7 1から6までに掲げるもののほか、3年保存とする必要があると認めるもの

3年保存

1 職員の勤務に関する願届書類

2 一時の処理に属する往復文書、報告書の類

3 1及び2に掲げるもののほか、1年保存とする必要があると認めるもの

1年保存

1 回覧等の方法により用務が終了したもの

2 定型的又は日常的な業務連絡、日程表等

3 1及び2に掲げるもののほか、1年以上保存する必要がないと認めるもの

1年未満

小平市監査委員公文書管理規程

令和3年9月30日 監査委員訓令第3号

(令和3年10月1日施行)