○小平市文書管理規程

昭和39年

訓令第4号

庁中一般

目次

第1章 総則(第1条―第4条)

第2章 文書等の収受及び配布(第5条―第10条)

第3章 文書等の処理及び審査(第11条―第21条)

第4章 公文書の発送(第22条・第23条)

第5章 委任(第24条)

附則

第1章 総則

(用語の定義)

第2条 この規程で使用する用語の意義は、公文書管理条例及び公文書管理規則で使用する用語の例による。

2 前項に規定するもののほか、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 文字又はこれに代わるべき符号を用い、紙の上に永続すべき状態において職務に係る事案を記載したものをいう。

(2) 文書等 職務上作成し、又は取得した文書、図画、写真、フイルム及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によつては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(3) 事務担当者 当該公文書に係る事案を担当する者をいう。

(4) 主管課 当該公文書に係る事案を担当する課をいう。

(5) 主管課長 前号に規定する主管課の長をいう。

(6) 総合行政ネツトワーク文書 総合行政ネツトワークにより交換される電磁的記録をいう。

(文書等の取扱いの原則)

第3条 文書等は、正確かつ速やかに取り扱い、事務が適正かつ能率的に行われるように処理し、及び管理しなければならない。

2 文書等の取扱いについて、この規程により難いとき及び疑義が生じたときは、総務部総務課長(以下「総務課長」という。)が指示するものとする。

(公文書の管理)

第4条 文書取扱者又は事務担当者は、公文書の件名、分類記号、第6条第1項に規定する文書記号、同条第2項に規定する文書番号、保存期間その他の公文書の管理上必要な事項を文書取扱主任の指示を受け、文書総合管理システムに記録するものとする。文書取扱者又は事務担当者は、公文書の件名、分類記号、第6条第1項に規定する文書記号、同条第2項に規定する文書番号、保存期間その他の公文書の管理上必要な事項を文書取扱主任の指示を受け、文書総合管理システムに記録するものとする。

第2章 文書等の収受及び配布

(取扱いに要する簿冊)

第5条 文書の取扱いに必要な簿冊は、次のとおりとする。

(1) 総務部総務課に備える簿冊

 文書受付処理簿

 金券送付簿

 条例公布簿

 規則公布簿

 訓令公布簿

 告示簿

 公告簿

(2) 各課に備える簿冊

 文書収受発送簿

 文書経由簿

(記号及び番号)

第6条 公文書には、市及び部並びに主管課を表す原則として4以内の文字と、収又は発の記号を付し、番号を記入しなければならない。ただし、軽易な公文書は、この限りでない。

2 前項の番号は、特に暦年による必要がある公文書を除き、毎年4月1日から翌年3月31日までの一連番号による。ただし、同一事件に属する往復文書は、完結するまで同一番号を用いなければならない。

3 前項ただし書の場合において、照会、通知等を発するごとに「の2」、「の3」等の順位をつけることができる。

(市役所到達文書の収受及び配布)

第7条 市役所に到達した文書は、次の方法により、総務課長が収受及び配布をしなければならない。ただし、戸籍その他特別の規定のあるものは、この限りでない。

(1) 送達された文書のうち、主管課が明らかなもの及び親展(秘を含む。)文書は封をしたまま、又は主管課が不明なものは開封の上、収受印を押し、主管課長に配布すること。

(2) 書留文書その他書留扱いとする文書は、封をしたまま収受印を押し、その旨を文書受付処理簿に記載し、主管課長に配布すること。この場合において、当該文書の引渡しの際に受領した職員は、その氏名を文書受付処理簿に記載しなければならない。

(3) 現金及び金券が添付されている文書は、収受印を押し、文書の欄外又は余白にその種類及び金額を記入し、「金券会計課送付」と明記し、主管課長に配布すること。この場合において、現金及び金券は、金券送付簿により会計管理者に送付すること。

(4) 訴訟、訴願、審査請求等に関する文書で収受の日時が権利の得喪に関わるものは、その文書に到達日時を明記して、収受者が押印の上、封筒のあるものはこれを添付し、文書受付処理簿によつて即時に主管課長に配布すること。

(5) 2以上の課に関連する文書は、関係の最も深い主管課長に配布すること。

第7条の2 前条の規定にかかわらず、総合行政ネツトワーク文書を受信した場合、主管課の文書取扱主任は、次に掲げるところにより処理する。

(1) 受信した総合行政ネツトワーク文書の電子署名を検証すること。

(2) 受信した総合行政ネツトワーク文書の形式を確認し、当該文書の発信者に対して、形式上の誤りがない場合は受領通知を、形式上の誤りがある場合は否認通知をそれぞれ送信すること。

(3) 前号の規定により受領通知を送信した総合行政ネツトワーク文書を、速やかに紙に出力し、総合行政ネツトワーク文書である旨の表示をすること。

(配布等文書の収受及び配布)

第8条 第7条の規定により配布を受けた文書及び前条第3号の規定により紙に出力した文書(次項において「配布等文書」という。)は、事務担当者が文書総合管理システムに所要の事項を記録し、又は文書収受発送簿に所要の事項を登載するとともに、収受印を押し、第6条第1項に規定する文書番号を記入するものとする。

2 配布等文書で主管に属しないものがあるときは、直ちに総務課長に返すものとする。

(執務時間外の到達文書の収受)

第9条 執務時間外に到達した文書は、当直員が収受しなければならない。

(電磁的記録の収受の処理)

第10条 文書取扱主任又は文書取扱者は、文書総合管理システムにより主管課に到達した電磁的記録又は通信回線に接続した情報処理システムにより主管課に到達した電磁的記録のうち収受の処理が必要と認めるものを文書総合管理システムに記録するものとする。

2 文書取扱主任又は文書取扱者は、前項の通信回線に接続した情報処理システムにより主管課に到達した電磁的記録が主管に属しないものであるときは、速やかに当該情報処理システムにより当該電磁的記録を主管する課に転送するものとする。

3 文書取扱主任又は文書取扱者は、第1項の規定により文書総合管理システムに記録したシステム文書を当該システム文書の事務担当者に配布するものとする。

第3章 文書等の処理及び審査

(処理方針)

第11条 文書等は、全て即日処理しなければならない。ただし、事案の性質によつて即日処理することができない理由があるときは、上司の承認を受けなければならない。

(起案)

第12条 起案は、起案を行う者が、文書総合管理システムに事案の内容その他意思決定に必要な事項を登録し、起案した旨を電磁的に表示し、記録すること(第22条第1項において「電子起案方式」という。)により行うものとする。

2 前項の規定にかかわらず、主管課長が必要と認めるときは、文書総合管理システムに事案の内容その他意思決定に必要な事項を登録し、回議書を紙に印刷することにより起案を行うことができる。

3 事案が軽微なものであるときは、回議書を用いずに、符せんをもつて、若しくは文書に余白があるときは、その余白を利用して立案し、又は複写紙に本文だけを記載し、あるいは電話その他便宜の方法により処理することができる。ただし、このような便宜な方法により処理したときは、その処理状況を必ず明らかにしなければならない。

4 定例的に取り扱う公文書(システム文書を除く。)は、一定の簿冊により処理することができる。

5 処理を必要としない公文書でも、速やかに上司の閲覧に供さなければならない。

(特別な文書等の取扱い)

第13条 緊急を要する公文書又は重要な公文書には、「緊急」又は「重要」の文字の表示を当該文書に明記し、又はその旨を文書総合管理システムに記録しなければならない。

2 前項に規定する公文書(システム文書を除く。)は、自ら携帯して決裁を受けなければならない。ただし、上司の指揮を受け、通常の手続によらず、便宜処理することもできる。この場合は、事後に所定の手続を執らなければならない。

(秘密文書の指定等)

第13条の2 公文書のうち秘密の取扱いを要するもの(以下「秘密文書」という。)の指定は、主管課長が行う。

2 起案者又は事務担当者(主管課長を除く。)は、その課の公文書について秘密の取扱いの要否につき疑義があるときは、直ちに主管課長の指示を受けなければならない。

(実施細目の制定)

第13条の3 秘密文書として指定すべき公文書の実施細目は、部長が定めるものとする。

(秘密文書の表示)

第13条の4 秘密文書のうち、秘密の取扱いを要する期間を限らないものにあつては「秘密」又は「秘」の表示を、当該期間を限つたもの(以下「時限秘文書」という。)にあつては「時限秘」又は「時秘」の表示を当該秘密文書に明記しなければならない。ただし、公文書の性質上秘密であることが職員に明らかな秘密文書で、その利用の範囲が限定されているものにあつては、秘密文書である旨の表示を省略することができる。

2 時限秘文書には、秘密の取扱いを要する期限を明記しておかなければならない。

3 前2項の規定にかかわらず、当該秘密文書の形態等により表示することが困難なものについては、他の方法によることができる。

(秘密文書の指定解除)

第13条の5 主管課長は、秘密文書について、秘密の取扱いを要しなくなつたとき又は小平市情報公開条例(平成13年条例第29号)第11条第1項に規定する当該秘密文書の公開の決定があつたときは、秘密文書の指定を解除する。

2 前項の規定にかかわらず、時限秘文書にあつては、当該時限秘文書に係る秘密の取扱いを要する期限の到来により、指定が解除されたものとみなす。

3 主管課長は、秘密文書について、小平市個人情報保護条例(平成13年条例第30号)第14条第1項に規定する当該秘密文書に記録された保有個人情報の開示の決定があつたときは、当該決定に関する限りにおいて秘密文書の指定を解除する。

(秘密文書の取扱い)

第13条の6 秘密文書を取り扱うときは、当該秘密文書の記載内容が外部に漏れることのないように細心の注意を払わなければならない。

2 前条第1項の規定により指定が解除された公文書(同条第2項の規定により指定が解除されたものとみなす公文書を含む。)は、第13条の4第1項に規定する表示を抹消し、通常の取扱いに戻さなければならない。

(秘密文書の作成、配布等)

第13条の7 秘密文書の作成及び配布に際しては、その作成部数及び配布先を明らかにしておかなければならない。

2 秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、主管課長の許可を受けなければならない。

3 前項の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものは、当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。

(秘密文書の保管)

第13条の8 秘密文書の保管は、主管課長が行い、秘密の保持に努めなければならない。ただし、前条の規定により配布され、又は複写された秘密文書にあつては、当該秘密文書を保管する課の長が行い、秘密の保持に努めなければならない。

2 秘密文書は、他の公文書と区別し、施錠のできる金庫、キヤビネツト等に厳重に保管しておかなければならない。ただし、秘密文書の形状、利用の態様等から金庫、キヤビネツト等に保管しておくことが不適当なものにあつては、他の方法によることができる。

(決裁権限)

第14条 決裁の権限は、小平市事案決裁規程(平成14年訓令第2号)によるものとする。

(文書の発信者名)

第15条 庁外へ発送する文書(電磁的記録によるものを含む。以下同じ。)は、市長名を用いる。ただし、軽易な文書については、部長名若しくは課長名又は部名若しくは課名をもつてすることができる。

2 対内文書(この規程が適用される機関相互間の公文書をいう。)には、職名だけを用い、氏名を省略することができる。

(事務担当者の標識)

第16条 文書には、照会その他の便宜に資するため、文書の欄外に事務担当者の氏名を記入することができる。

(回議文書の記帳)

第17条 決裁済みの回議文書で文書による施行を要するものにつき、文書取扱者又は事務担当者は、文書総合管理システムに所要事項を記録し、又は文書収受発送簿及び回議文書に所要事項を記入して、直ちにその手続を執らなければならない。

2 収受文書に基づく回議書で、文書による施行を要しないものは、決裁後、直ちにその旨を文書総合管理システムに記録し、又は文書収受発送簿に記入しなければならない。

3 処分を要しない文書で閲覧済みのものは、その旨を文書総合管理システムに記録し、又は文書収受発送簿に記入しなければならない。

4 条例、規則、訓令、告示及び公告の番号は、公布又は公表をする前に総務部総務課で記入する。

(合議)

第18条 2以上の課に関連する文書は、関係の多い課において処理案を起案し、課長の決裁を経たのち、直接関係のある課長へ合議しなければならない。

2 単に供覧に止める趣旨の合議は、なるべく省略し、上司の閲覧後、回覧するものとする。

(合議の同意等)

第19条 合議文書を受けたときは、直ちに同意又は不同意を決定するように努め、合議事項に関して異議があるときは起案課に協議し、協議が整わないときは、直ちに上司の指揮を受けなければならない。

(審査)

第19条の2 文書の適正かつ統一を図るため、次に掲げる起案文書は、市長等の決裁前に総務課長の審査を受けなければならない。

(1) 条例、規則その他の例規類の制定及び改廃に関するもの

(2) その他特に必要と認められるもの

2 審査の結果、軽易な修正にとどまるものは修正の上、回議し、事案の本質的修正の要あるもの又は改案の要あるものは起案者に返付し、その旨を指示するものとする。

第19条の3 前条第1項の審査は、起案文書の型式及び内容に関し、次に掲げる事項に留意し行うものとする。

(1) 形式審査

 形式上の留意事項

(ア) 公告式又は施行の方式に違いはないか。

(イ) 決裁区分に誤りはないか。

(ウ) 合議先に漏れはないか。

(エ) 発信者名と宛名との均衡はとれているか。

(オ) 資料は完備しているか。

(カ) 要式書類に違式の点はないか。

 表記上の留意事項

(ア) 用字、用語、文体等が基準に適合しているか。

(イ) 文章の配列順序は正しいか。

(ウ) 誤字又は脱字はないか。

(エ) 標題は内容を適切に表現しているか。

(2) 内容審査

 法律的観点の留意事項

(ア) 権限の逸脱はないか。

(イ) 処理手続に誤りはないか。

(ウ) 文書の形式と内容が一致しているか。

(エ) 法令の適用に間違いがないか。

 行政的観点の留意事項

(ア) 公益に反しないか。

(イ) 裁量の判断は適切か。

(ウ) 対外的影響はどうか。

(エ) 慣例又は前例に反しないか。

(オ) 施行期日は適切か。

(カ) 経過措置は必要か。

(キ) 必要事項に漏れはないか。

 財政的観点の留意事項

(ア) 予算上の措置がなされているか。

(イ) 将来、損失が生じたり、負担を残すことはないか。

(ウ) 収支の手続は正しいか。

(文書の経由)

第20条 本市を経由して官公署に進達するもの又は団体、個人等に交付するものは、その要旨を文書経由簿に登載し、上司の決裁を受け、文書に経由印を押し、これをそれぞれ官公署に送付し、又は本人に交付するものとする。

(証明等)

第21条 証明又は謄抄本の交付申請があつた場合は、それぞれ交付簿あるいは証印簿をもつて処理するものとする。ただし、場合により申請書をもつて交付簿等にかえることができる。

第4章 公文書の発送

(公印及び発送)

第22条 決裁済みの公文書は、回議書(電子起案方式により起案し、決裁を得た場合は、電子決裁承認記録)と照合の上、割印をし、小平市公印規則(昭和52年規則第15号)の規定に従い公印を押し、送付を要するものについては、各課で速やかに発送しなければならない。

2 都庁への交換便が妥当と認められる公文書については、総務部総務課に回付するものとする。

3 軽易な往復文書で施行を要するものについては、当該文書に「公印省略」の記載をし、公印を省略することができる。

(電子署名及び送信)

第23条 総合行政ネツトワーク文書の送信は、主管課の文書取扱主任が行う。

2 前項の規定により送信される総合行政ネツトワーク文書には、電子署名を行うものとする。ただし、軽易なものについては、電子署名を省略することができる。

3 電子署名を行うために必要な手続その他の事項は、総務部長が別に定める。

第5章 委任

第24条 この規程に定めるもののほか、公文書の管理及び文書等の取扱いに関し必要な事項は、総務部長が別に定める。

附 則(昭和39年4月1日・昭和39年訓令第4号)

この訓令は、昭和39年4月1日から施行する。

附 則(昭和42年9月27日・昭和42年訓令第5号)

この訓令は、昭和42年10月1日から施行する。

附 則(昭和44年3月20日・昭和43年訓令第6号)

この訓令は、昭和44年4月1日から施行する。

附 則(昭和47年4月1日・昭和47年訓令第3号)

この訓令は、昭和47年4月1日から施行する。

附 則(昭和50年4月28日・昭和50年訓令第2号)

この訓令は、公布の日から施行し、昭和50年4月1日から適用する。

附 則(昭和50年7月30日・昭和50年訓令第5号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(昭和62年4月24日・昭和62年訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、この訓令による改正前の小平市文書管理規程別表第2により既に設定されていた保存年限は、この訓令による改正後の小平市文書管理規程別表第2により定められた保存年限とみなす。

附 則(平成5年12月25日・平成5年訓令第10号)

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

附 則(平成10年3月27日・平成10年訓令第18号)

この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

附 則(平成14年3月28日・平成14年訓令第7号)

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成15年3月26日・平成15年訓令第2号)

この訓令は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成16年6月1日・平成16年訓令第5号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成17年3月14日・平成17年訓令第9号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成19年3月23日・平成19年訓令第3号)

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成25年8月30日・平成25年訓令第3号)

この訓令は、平成25年9月1日から施行する。

附 則(平成26年3月31日・平成26年訓令第4号)

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成27年3月31日・平成27年訓令第11号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日前に職務上作成し、又は収受した文書については、この訓令による改正後の第4条の3及び第33条第4項の規定にかかわらず、なお従前の例によることができる。

附 則(令和2年2月27日・令和2年訓令第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の日以後に職務上作成し、又は取得した文書等に、この訓令による改正前の別表第1の1の部1の款7の項又は別表第2第4種(3年保存)の部(6)の項に規定する文書等がある場合は、当該文書等は、それぞれこの訓令による改正後の別表第1の1の部1の款7の項又は別表第2第4種(3年保存)の部(6)の項に規定する文書等とみなして、これらの規定を適用する。

附 則(令和3年9月30日・令和3年訓令第2号)

(施行期日)

1 この訓令は、令和3年10月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、現に保存されている公文書のうち、この訓令の施行の日以後に廃棄するものについては、この訓令による改正前の第33条の規定は、令和4年10月1日までの間、なおその効力を有する。

小平市文書管理規程

昭和39年 訓令第4号

(令和3年10月1日施行)

体系情報
第3編 行政一般/第2章
沿革情報
昭和39年 訓令第4号
昭和42年 訓令第5号
昭和43年 訓令第6号
昭和47年 訓令第3号
昭和50年 訓令第2号
昭和50年 訓令第5号
昭和62年 訓令第1号
平成5年 訓令第10号
平成10年 訓令第18号
平成14年3月28日 訓令第7号
平成15年3月26日 訓令第2号
平成16年6月1日 訓令第5号
平成17年3月14日 訓令第9号
平成19年3月23日 訓令第3号
平成25年8月30日 訓令第3号
平成26年3月31日 訓令第4号
平成27年3月31日 訓令第11号
令和2年2月27日 訓令第1号
令和3年9月30日 訓令第2号